Tổ chức cuộc thi trực tuyến cho cơ quan, đoàn thể: hệ thống cần những gì

Cuộc thi tìm hiểu pháp luật, hội thi của đoàn thể hay cuộc thi do địa phương phát động đều chạy trên một hệ thống trực tuyến, và hệ thống phục vụ một cuộc thi đại chúng khác hẳn phần mềm thi trong lớp học. Bài viết dưới đây Tech5S phân tích các khối chức năng cần có, cách chịu tải giờ cao điểm và quy trình triển khai một cuộc thi trực tuyến.

Tổ chức một cuộc thi trực tuyến cần chuẩn bị những gì ?

Vì sao hệ thống hay nghẽn vào tối hôm cuối mỗi đợt thi ?

Nên dùng nền tảng có sẵn hay xây hệ thống riêng cho đơn vị mình ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường nhận được từ các sở, ban, ngành và tổ chức đoàn thể khi chuẩn bị phát động một cuộc thi.

1. Cuộc thi trực tuyến của cơ quan khác gì phần mềm thi trong đào tạo ?

Nói cho dễ hình dung, phần mềm thi trong đào tạo giống phòng thi của một lớp học: danh sách học viên biết trước, giáo viên đứng lớp, kỳ thi lặp theo học kỳ. Còn một cuộc thi trực tuyến do cơ quan phát động giống một sự kiện ngoài trời: có ngày khai mạc, có ngày bế mạc, người tới dự không đăng ký trước và có thể đông bất thường trong vài giờ.

Nhiều đơn vị đi tìm giải pháp thường gõ chung cụm “phần mềm thi trực tuyến”, rồi nhận về sản phẩm thiết kế cho nhà trường: có lớp, có khoá học, có danh sách học viên cố định. Đem bộ công cụ đó tổ chức một cuộc thi tìm hiểu pháp luật cấp tỉnh thì lệch ngay từ khâu đầu.

Sự khác nhau nằm ở bản chất hai việc. Phần mềm thi trong đào tạo phục vụ một quá trình kéo dài nhiều tháng, số người dùng ổn định, đo kết quả học tập từng cá nhân — đây là nhóm bài toán mà hệ thống website dạy học trực tuyến cho học viên giải quyết. Hệ thống tổ chức cuộc thi phục vụ một sự kiện có ngày mở, ngày đóng, chia nhiều đợt theo tuần; số người dự thi tăng vọt trong vài giờ cuối mỗi đợt; mục tiêu là lan toả nội dung tuyên truyền và tổng hợp số liệu theo đơn vị hành chính.

Hai mục tiêu khác nhau kéo theo hai kiến trúc khác nhau, nên chọn nhầm nhóm sản phẩm là phải làm lại phần lớn công việc khi đã cận ngày phát động.

Cuộc thi đại chúng không có lớp và không có danh sách người dự thi biết trước.

2. Ai đang tổ chức cuộc thi trực tuyến và họ cần gì ?

Nhóm tổ chức thường gặp là sở, ban, ngành cấp tỉnh — điển hình là sở tư pháp với các cuộc thi tìm hiểu pháp luật — cùng tổ chức đoàn thể các cấp, công đoàn cơ sở, và đơn vị sự nghiệp muốn phổ biến nội dung mới tới đông đảo cán bộ và người dân.

Đặc điểm chung của nhóm này là ban tổ chức không có đội kỹ thuật riêng, thời gian chuẩn bị ngắn, và mọi thứ phải chạy đúng ngày đã ghi trong kế hoạch được phê duyệt. Đây cũng là nhóm khách hàng quen thuộc của website cổng thông tin điện tử cho cơ quan, đơn vị, nên yêu cầu về hồ sơ nghiệm thu thường chặt hơn khối doanh nghiệp.

Điều họ cần trước tiên không phải là tính năng phong phú, mà là sự chắc chắn ở ba điểm:

• Hệ thống không sập vào ngày cuối đợt thi — đúng lúc nhiều người theo dõi nhất.
• Kết quả tra ra được và bảo vệ được khi có khiếu nại về điểm hoặc về giải thưởng.
• Số liệu báo cáo lấy ra được ngay theo đúng cách chia đơn vị mà văn bản phát động đã quy định.

Hệ thống thiếu ba điểm này sẽ đẩy rủi ro về phía ban tổ chức đúng lúc cuộc thi được chú ý nhiều nhất.

3. Các khối chức năng của một hệ thống tổ chức cuộc thi trực tuyến

Hệ thống thi kiểu sự kiện chia theo dòng chảy của cuộc thi chứ không theo lớp học. Bảng dưới liệt kê các khối thường phải có, kèm câu hỏi nên đặt khi nghiệm thu.

Khối nhật ký hệ thống hay bị bỏ qua nhất nhưng lại là khối bảo vệ ban tổ chức khi có tranh cãi. Không ghi nhật ký thì mọi lời giải thích đều dựa vào trí nhớ người vận hành. Phần ngân hàng câu hỏi và phần chấm bài tham khảo thêm cách dựng ở website thi trắc nghiệm trực tuyến đầy đủ tính năng và ở hướng dẫn xây dựng phần mềm thi trắc nghiệm online.

Ngân hàng câu hỏi và bộ sinh đề là hai khối quyết định việc hai người thi cùng lúc có nhận được đề khác nhau hay không.

4. Xác thực người dự thi và giữ cho kết quả đứng vững

Một cuộc thi trực tuyến mở cho đông người nên khâu xác thực phải cân giữa hai phía: chặt quá thì người dự thi bỏ cuộc ngay ở bước đăng ký, lỏng quá thì một người tạo hàng chục tài khoản để tăng cơ hội trúng giải. Cách thường dùng là xác thực bằng số điện thoại qua mã gửi một lần, cộng thêm ràng buộc mỗi người được tính một lượt hợp lệ trong mỗi đợt thi, và ghi rõ điều đó trong thể lệ ngay từ đầu.

Bên cạnh đó là nhóm biện pháp hạn chế gian lận khi làm bài: trộn thứ tự câu hỏi và đáp án, giới hạn thời gian từng đợt, ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc mỗi lượt, đánh dấu lượt bất thường để ban tổ chức xem lại trước khi công bố.

Cần nói thẳng một điều: không có biện pháp kỹ thuật nào loại bỏ được gian lận trong mọi tình huống. Việc của hệ thống là làm cho gian lận khó hơn và để lại dấu vết kiểm tra được, còn quyết định cuối cùng thuộc về ban tổ chức dựa trên thể lệ đã công bố.

5. Chịu tải: vì sao cuộc thi trực tuyến hay gặp sự cố vào ngày cuối đợt ?

Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với hệ thống đào tạo và cũng là chỗ hay hỏng nhất. Lượt truy cập không trải đều: phần lớn người dự thi dồn vào tối hôm cuối mỗi đợt, sau khi các đơn vị nhắc nhau hoàn thành. Một hệ thống chạy êm suốt sáu ngày vẫn có thể nghẽn trong hai tiếng cuối.

Vì vậy, khi trao đổi với đơn vị triển khai, ban tổ chức nên nêu con số dự kiến ngay từ đầu: bao nhiêu người dự thi trong cả cuộc thi, ước tính bao nhiêu người làm bài cùng lúc ở giờ cao điểm, mỗi đợt kéo dài bao lâu. Từ đó mới bàn tiếp tới cấu hình máy chủ, tới việc tách phần đọc đề khỏi phần ghi kết quả, và tới buổi chạy thử tải trước ngày khai mạc. Phần giải thích về máy chủ và gói lưu trữ nằm ở bài web hosting là gì và cách chọn hosting phù hợp.

Đơn vị của quý khách đang chuẩn bị phát động một cuộc thi ? Mô tả quy mô và thể lệ dự kiến tại trang Liên hệ để đội dự án Tech5S trao đổi cụ thể về phương án chịu tải.

6. Báo cáo số liệu, nghiệm thu và bài toán xây riêng hay dùng nền tảng có sẵn

Cuộc thi kết thúc thì việc của ban tổ chức chưa hết, vì còn báo cáo tổng kết và thường phải xếp hạng phong trào giữa các đơn vị. Nếu hệ thống xuất ra danh sách người dự thi dạng thô, bộ phận tổng hợp sẽ phải ngồi ghép tay theo từng đơn vị, và đây là lúc sai số xuất hiện.

Cách tránh là thống nhất cấu trúc đơn vị ngay từ khi thiết kế biểu mẫu đăng ký, để người dự thi chọn từ danh mục có sẵn thay vì tự gõ. Riêng thay đổi nhỏ này quyết định việc báo cáo lấy ra được ngay hay phải làm sạch dữ liệu nhiều ngày.

Về hướng triển khai, nền tảng có sẵn cho phép mở một cuộc thi trong thời gian ngắn, phù hợp khi thể lệ đơn giản và không có yêu cầu riêng về giao diện. Điểm cần hỏi trước là dữ liệu người dự thi được lưu ở đâu, ai truy cập được, và khi cuộc thi kết thúc thì đơn vị tổ chức lấy lại dữ liệu bằng cách nào.

Xây riêng phù hợp khi đơn vị tổ chức thi định kỳ nhiều lần trong năm, khi thể lệ có phần đặc thù, hoặc khi hệ thống phải nối với cổng thông tin điện tử sẵn có để dùng chung phần đăng nhập — hướng đi quen thuộc với các đơn vị đang vận hành website cổng thông tin phục vụ dịch vụ công. Tech5S áp dụng tiêu chuẩn bảo mật riêng cho nhóm hệ thống này và thực hiện kiểm thử trước khi bàn giao, phạm vi và thời hạn bảo hành thực hiện theo hợp đồng đã ký.

7. Quy trình triển khai một cuộc thi trực tuyến

Trình tự dưới đây tính ngược từ ngày khai mạc đã ghi trong kế hoạch phát động.

1. Chốt thể lệ trước khi chốt tính năng

Số đợt thi, thời lượng mỗi lượt, cách tính giải, cách xử lý trường hợp bằng điểm — tất cả phải rõ trên giấy, vì đây là phần đầu bài cho hệ thống.

2. Thống nhất danh mục đơn vị

Lấy đúng cách chia đơn vị mà báo cáo tổng kết sẽ dùng, đưa vào biểu mẫu đăng ký dưới dạng danh sách chọn.

3. Chuẩn bị ngân hàng câu hỏi

Soạn dư số câu để việc trộn đề có ý nghĩa, phân loại theo chủ đề, rà lại đáp án bằng người thứ hai.

4. Dựng hệ thống và nhập dữ liệu thử

Nhập thử một phần ngân hàng câu hỏi thật để phát hiện sớm lỗi định dạng khi nhập hàng loạt.

5. Chạy thử nội bộ

Một nhóm nhỏ làm bài từ nhiều thiết bị và nhiều đường mạng, trong đó có điện thoại vì phần lớn người dự thi dùng điện thoại.

6. Chạy thử tải

Mô phỏng số người làm bài cùng lúc ở mức dự kiến giờ cao điểm, đo thời gian phản hồi, sửa nút thắt. Bước này hay bị cắt đầu tiên khi gấp, và cũng là bước để lại hậu quả rõ nhất.

7. Khai mạc và trực vận hành

Bố trí người trực trong khung giờ cao điểm từng đợt, có kênh tiếp nhận phản ánh của người dự thi.

8. Tổng kết và bàn giao số liệu

Xuất các bảng số liệu đã thoả thuận, lưu nhật ký hệ thống phục vụ giải quyết khiếu nại.

Bước chạy thử nội bộ phải làm trên cả điện thoại, vì phần lớn người dự thi mở bài thi bằng điện thoại.

8. Sai lầm thường gặp khi tổ chức cuộc thi trực tuyến

• Chốt tính năng trước khi chốt thể lệ. Thể lệ đổi sau khi hệ thống dựng xong kéo theo sửa cách tính điểm, cách xếp hạng, cách chia đợt. Đây là nguyên nhân chậm tiến độ phổ biến hơn cả lỗi kỹ thuật.
• Để người dự thi tự gõ tên đơn vị. Cùng một cơ quan sẽ xuất hiện dưới nhiều cách viết, và khâu tổng hợp phải làm sạch thủ công trước khi báo cáo được.
• Bỏ qua chạy thử tải. Hệ thống chạy tốt với vài chục người thử nghiệm không nói lên điều gì về tình huống hàng nghìn người vào cùng lúc tối hôm cuối đợt.
• Ngân hàng câu hỏi quá mỏng. Số câu nhỉnh hơn số câu mỗi đề thì việc trộn đề gần như mất tác dụng, và đáp án lan truyền rất nhanh.
• Không kiểm trên điện thoại. Phần lớn người dự thi làm bài bằng điện thoại; giao diện kiểm trên máy tính thường lộ lỗi ở nút nộp bài hoặc ở phần đếm giờ.
• Không thoả thuận trước các bảng số liệu khi nghiệm thu. Tới lúc tổng kết mới đặt hàng bổ sung thì vừa mất thời gian vừa khó đối chiếu với dữ liệu đã đóng.

Sáu sai lầm trên đều nằm ở khâu chuẩn bị, nên đều chặn được bằng một buổi làm việc giữa ban tổ chức và đơn vị triển khai.

9. Câu hỏi thường gặp về cuộc thi trực tuyến

Cuộc thi trực tuyến có bắt buộc người dự thi phải đăng ký tài khoản không ?

Không bắt buộc về mặt kỹ thuật, nhưng nếu cuộc thi có trao giải thì nên xác thực tối thiểu bằng số điện thoại. Thiếu bước này thì khâu xét giải sẽ vướng khi có khiếu nại.

Nên chuẩn bị bao nhiêu câu hỏi cho ngân hàng đề ?

Số câu trong ngân hàng phải lớn hơn nhiều lần số câu của một đề, để hai người thi cùng lúc nhận đề khác nhau đáng kể. Con số cụ thể phụ thuộc số đợt thi và độ dài mỗi đề, nên chốt cùng lúc với thể lệ.

Hệ thống có xử lý được tình huống người dự thi mất mạng giữa chừng không ?

Đây là yêu cầu cần nêu rõ khi đặt hàng. Cách thường thấy là lưu tạm bài làm trên máy người dùng và đồng bộ khi có mạng, kèm quy định trong thể lệ về việc thời gian vẫn đếm tiếp.

Cuộc thi kết thúc rồi thì dữ liệu người dự thi xử lý thế nào ?

Nên thống nhất ngay trong hợp đồng: thời hạn lưu trữ, ai được truy cập, khi nào xoá, và cách bàn giao bản sao. Dữ liệu có thông tin cá nhân của người dự thi nên khâu này cần rõ từ đầu.

Đơn vị tổ chức nhiều cuộc thi trong năm thì có dùng lại được hệ thống cũ không ?

Được, nếu hệ thống thiết kế theo hướng mỗi cuộc thi là một đợt riêng, dùng chung phần quản trị và ngân hàng câu hỏi. Cần hỏi trước: mở cuộc thi mới có phải nhờ kỹ thuật hay ban tổ chức tự làm được. Cách tổ chức nội dung dùng lại nhiều lần cũng tương tự với website đào tạo nhân sự trực tuyến cho doanh nghiệp.

CHỐT THỂ LỆ TRƯỚC – CHẠY THỬ TẢI SAU – ĐỒNG HÀNH DÀI HẠN

Nếu quý khách đang cân nhắc áp dụng cho đơn vị mình, Tech5S nhận khảo sát hiện trạng và trao đổi phương án trước khi quý khách quyết định. Đặt lịch qua form đăng ký tư vấn hoặc Zalo tư vấn 0972.970.148.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
       kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he