Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì và lộ trình 5 bước triển khai

Chuyển đổi số doanh nghiệp là việc đưa dữ liệu và quy trình làm việc lên hệ thống phần mềm, để mỗi việc chỉ nhập một lần, ai cần cũng tra được, và người quản lý nhìn thấy số thật thay vì báo cáo tổng hợp bằng tay. Đây là lộ trình nhiều bước, không phải phần mềm mua về là xong. Bài viết giải thích khái niệm, bóc tách bốn tầng công việc, đưa ra lộ trình 5 bước, và chỉ ra những chỗ hay vấp khi bắt đầu.

Chuyển đổi số doanh nghiệp khác gì với việc mua thêm vài phần mềm ?

Đơn vị quy mô vừa và nhỏ thì nên bắt đầu từ đâu ?

Làm thế nào để biết chương trình đang đi đúng hướng ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường xuyên nhận được từ các doanh nghiệp, trường học và cơ quan đang cân nhắc bắt đầu. Phần dưới đây trả lời lần lượt, theo đúng thứ tự một chương trình triển khai thực tế diễn ra.

1. Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì và khác gì với tin học hóa ?

Điểm bắt đầu không phải mua phần mềm, mà là xác định dữ liệu nào đang bị chép đi chép lại nhiều lần trong đơn vị.

Tin học hóa là lấy một việc đang làm bằng giấy rồi làm lại đúng việc đó trên máy tính. Bảng chấm công viết tay chuyển thành bảng tính, sổ kho chuyển thành tệp dữ liệu. Cách làm này tiết kiệm được thời gian ghi chép, nhưng quy trình vẫn nguyên như cũ, và mỗi bộ phận vẫn giữ một bản dữ liệu riêng.

Chuyển đổi số doanh nghiệp đi xa hơn một bước: dữ liệu được nhập một lần rồi dùng chung cho mọi bộ phận, và chính quy trình được sắp xếp lại theo cách hệ thống có thể chạy thay con người ở những khâu lặp lại. Đơn hàng bán ra tự trừ tồn kho, tự sinh đề nghị xuất hàng, tự vào báo cáo doanh thu — không ai phải nhập lại lần thứ hai.

Cách so sánh chúng tôi hay dùng: tin học hóa là thay sổ giấy bằng sổ điện tử, mỗi phòng vẫn giữ sổ riêng. Chuyển đổi số là bỏ hẳn các cuốn sổ riêng, chuyển sang một cuốn sổ chung mà mọi phòng cùng ghi, cùng đọc. Thứ thay đổi không phải cây bút, mà là cách cả tổ chức ghi chép.

Hệ quả thực tế: câu hỏi đầu tiên cần trả lời không phải "nên mua phần mềm nào", mà "dữ liệu nào trong đơn vị đang phải nhập lại nhiều lần, và quyết định nào đang phải chờ người tổng hợp số".

2. Bốn tầng công việc trong một chương trình chuyển đổi số

Tầng dữ liệu. Đây là nền móng. Danh mục khách hàng, danh mục sản phẩm, danh mục nhân sự phải được chuẩn hóa về một bộ mã thống nhất. Hai phòng gọi cùng một khách hàng bằng hai cái tên khác nhau thì mọi báo cáo phía trên đều lệch, bất kể phần mềm tốt tới đâu.

Tầng quy trình. Mỗi quy trình được viết ra thành các bước có người chịu trách nhiệm và có điều kiện chuyển bước: ai đề nghị, ai duyệt, duyệt xong thì việc gì tự xảy ra. Đây là tầng quyết định phần mềm có được dùng thật hay không.

Tầng trải nghiệm. Phần khách hàng và cán bộ nhìn thấy: website, cổng thông tin, ứng dụng di động, kênh bán trực tuyến. Đây là tầng dễ thấy nhất nên cũng hay được làm trước — trong khi nó phụ thuộc vào hai tầng dưới. Doanh nghiệp đang xây kênh bán trực tuyến có thể tham khảo thêm bài thiết kế website thương mại điện tử cho doanh nghiệp cần những gì để biết phần này gồm những hạng mục nào.

Tầng con người. Phân quyền, đào tạo, và quy định nội bộ nói rõ từ ngày nào việc gì bắt buộc làm trên hệ thống. Thiếu tầng này thì hệ thống chạy song song với cách làm cũ, và cách làm cũ thắng.

Bốn tầng này không làm tuần tự một lần cho xong. Cách ổn hơn là chọn một nghiệp vụ hẹp rồi đi đủ bốn tầng cho riêng nghiệp vụ đó, xong mới mở sang nghiệp vụ tiếp theo — kể cả phần trang web giới thiệu doanh nghiệp.

3. Đơn vị đang ở giai đoạn nào thì nên làm gì trước ?

Việc cần làm trước phụ thuộc vào hiện trạng dữ liệu của đơn vị, không phụ thuộc vào phần mềm đang được nhắc tới nhiều.

Bảng trên trả lời câu hỏi hay gặp nhất: chuyển đổi số doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu. Đáp án nằm ở hiện trạng dữ liệu của chính đơn vị.

4. Lộ trình 5 bước triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp

1. Khảo sát hiện trạng và chọn nghiệp vụ mở đầu

Liệt kê các nghiệp vụ đang tốn công nhất và sai nhiều nhất. Chọn một nghiệp vụ vừa đủ hẹp để làm xong trong một quý, vừa đủ quan trọng để người trong đơn vị thấy được kết quả — thường là bán hàng, kho, hoặc tiếp nhận yêu cầu khách hàng.

2. Chuẩn hóa dữ liệu của nghiệp vụ đó

Gom các bản dữ liệu đang tồn tại, loại trùng, thống nhất bộ mã và thống nhất cách đặt tên. Đây là bước ít hấp dẫn nhất và cũng là bước quyết định phần còn lại có dùng được hay không. Bỏ qua bước này thì hệ thống mới sẽ lặp lại đúng sự lộn xộn của hệ thống cũ, chỉ nhanh hơn.

3. Vẽ lại quy trình trước khi viết phần mềm

Mỗi bước ghi rõ người thực hiện, người duyệt, điều kiện chuyển bước và thứ sinh ra ở cuối bước. Quy trình vẽ xong phải được chính người đang làm việc đó đọc lại và xác nhận. Phần mềm viết theo quy trình tưởng tượng là nguyên nhân phổ biến nhất của những hệ thống bàn giao xong không ai dùng.

4. Triển khai theo từng đợt nhỏ, chạy thử bằng việc thật

Mỗi đợt bàn giao một phần dùng được và chạy thử bằng dữ liệu thật của đơn vị, không phải dữ liệu mẫu. Giai đoạn chạy song song với cách làm cũ nên có thời hạn rõ ràng, vì kéo dài quá lâu là cách chắc chắn để quay về nếp cũ.

5. Đào tạo, chốt quy định nội bộ và đo lại

Đào tạo theo đúng vai trò từng người, kèm tài liệu ngắn để tra lại. Ban hành quy định nói rõ từ ngày nào việc gì bắt buộc làm trên hệ thống. Sau đó đo lại đúng những chỉ số đã ghi ở bước một, để biết đợt vừa rồi có tác dụng thật hay không. Đơn vị cần đào tạo diện rộng cho nhân sự có thể tham khảo cách làm ở bài thiết kế website dạy học trực tuyến.

5. ERP, CRM và các nhóm phần mềm thường gặp — chọn theo bài toán nào ?

ERP hướng vào phần bên trong của tổ chức, còn CRM hướng vào phần tiếp xúc với khách hàng — hai bài toán khác nhau, không thay thế cho nhau.

Nhóm quản trị nguồn lực (ERP) giải bài toán bên trong tổ chức: mua hàng, kho, sản xuất, kế toán, nhân sự cùng chạy trên một bộ dữ liệu. Nhóm này phù hợp khi đơn vị đã đủ lớn để việc đối chiếu số liệu giữa các phòng trở thành gánh nặng thường xuyên.

Nhóm quản lý khách hàng (CRM) giải bài toán phía ngoài: lưu lịch sử tiếp xúc với từng khách hàng, theo dõi cơ hội bán hàng, nhắc việc chăm sóc. Nhóm này cho kết quả thấy được sớm hơn nên nhiều đơn vị làm trước.

Ngoài hai nhóm trên còn các nhóm phục vụ nghiệp vụ hẹp: phần mềm bán hàng và quản lý đơn, phần mềm đào tạo nội bộ, phần mềm quản lý hệ thống phân phối nhiều cấp như mô tả trong bài phần mềm kinh doanh đa cấp mô hình cho doanh nghiệp, và ứng dụng di động cho nhân viên hiện trường — phạm vi được nêu ở bài dịch vụ lập trình và phát triển ứng dụng mobile chuyên nghiệp.

Câu hỏi nên đặt không phải "ERP hay CRM", mà "nghiệp vụ nào đang gây thiệt hại lớn nhất mỗi tháng". Trả lời được câu đó thì nhóm phần mềm cần dùng gần như tự lộ ra. Khi cân nhắc đơn vị triển khai, các tiêu chí đánh giá được nêu trong bài tại sao nên chọn công ty phần mềm uy tín để làm web.

6. Chuyển đổi số trong trường học và cơ quan nhà nước có gì khác ?

Khối này có ba điểm khác so với doanh nghiệp. Thứ nhất, nghiệp vụ bị ràng buộc bởi quy định và biểu mẫu đã ban hành, nên phần mềm phải khớp với văn bản chứ không được tự đặt lại quy trình. Thứ hai, người dùng cuối là học sinh, phụ huynh hoặc người dân — rất đa dạng về thiết bị và mức độ thành thạo, nên giao diện phải đơn giản hơn hệ thống nội bộ.

Thứ ba, công khai thông tin là một phần của nghiệp vụ chứ không phải phần phụ thêm. Cổng thông tin điện tử trở thành kênh chính thức công bố văn bản, thủ tục và thông báo — vai trò này được trình bày kỹ trong bài lí do các đơn vị, cơ quan nên làm website cổng thông tin điện tử.

Tech5S đã triển khai hệ thống cho nhiều đơn vị thuộc nhóm này, trong đó có Tổng cục Phòng chống thiên tai (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), cùng các hệ thống đào tạo và thi trực tuyến cho khối trường học. Điểm chung rút ra: phần khó nhất nằm ở việc thống nhất biểu mẫu và quy trình giữa các bộ phận, không nằm ở công nghệ.

7. Chi phí chuyển đổi số gồm những khoản nào ?

Ngân sách chỉ tính tiền phần mềm mà bỏ qua công chuẩn hóa dữ liệu và thời gian của chính nhân sự nội bộ là ngân sách thiếu.

Khoản thứ nhất là công khảo sát và thiết kế quy trình — phần việc làm trước khi có bất kỳ dòng mã nào, và quyết định chất lượng của mọi thứ phía sau.

Khoản thứ hai là công xây dựng hoặc chi phí bản quyền phần mềm, tùy theo hướng đặt riêng hay dùng giải pháp có sẵn. Khoản thứ ba là hạ tầng vận hành — nơi đặt dữ liệu, sao lưu, chứng chỉ bảo mật; phần này được giải thích chi tiết trong bài web hosting là gì và cách chọn hosting phù hợp cho website doanh nghiệp.

Khoản thứ tư hay bị bỏ quên: công chuẩn hóa và nhập dữ liệu cũ, cộng thời gian nhân sự nội bộ dành cho duyệt, nghiệm thu và học cách dùng. Khoản thứ năm là bảo trì, nâng cấp theo hợp đồng. Bản dự trù chỉ có khoản thứ hai là bản dự trù thiếu.

Đang cân nhắc cho đơn vị mình? Mô tả yêu cầu tại trang Liên hệ để đội dự án Tech5S trao đổi cụ thể.

8. Sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số

Mua phần mềm trước, rà quy trình sau. Phần mềm khi đó buộc đơn vị chạy theo cách làm của nhà cung cấp, và mọi khác biệt đặc thù đều trở thành việc phát sinh.

Làm cùng lúc quá nhiều nghiệp vụ. Nguồn lực bị chia mỏng, không nghiệp vụ nào xong hẳn, và sau sáu tháng không có gì để chứng minh chương trình có tác dụng.

Không có người trong đơn vị làm đầu mối. Bên triển khai không thể tự quyết thay về nghiệp vụ, nên thiếu đầu mối có thẩm quyền là mỗi câu hỏi nhỏ lại làm dự án dừng vài ngày.

Bỏ qua khâu chuẩn hóa dữ liệu cũ. Dữ liệu lộn xộn đưa vào hệ thống mới vẫn là dữ liệu lộn xộn, và khi báo cáo ra số sai thì người dùng mất niềm tin vào cả hệ thống.

Không đặt chỉ số đo từ đầu. Không có số của trước và sau thì không ai kết luận được đợt triển khai vừa rồi đáng hay không đáng. Cách chọn và theo dõi chỉ số cho kênh trực tuyến được nêu trong bài dịch vụ SEO website doanh nghiệp gồm những gì và đo hiệu quả bằng cách nào.

Coi chuyển đổi số là việc riêng của bộ phận kỹ thuật. Đây là việc thay đổi cách tổ chức làm việc, nên người đứng đầu phải tham gia khâu chốt quy trình.

9. Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi số doanh nghiệp

Phần lớn vướng mắc khi bắt đầu nằm ở phạm vi và thứ tự làm, chứ không nằm ở việc chọn công nghệ nào.

Doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ có cần chuyển đổi số không ?

Quy mô nhỏ không có nghĩa là không cần, nhưng phạm vi nên hẹp lại. Với đơn vị dưới vài chục người, hướng hợp lý là bắt đầu từ nghiệp vụ tốn công nhất — thường là quản lý đơn hàng hoặc chăm sóc khách hàng — thay vì làm hệ thống tổng thể ngay.

Mất bao lâu để thấy kết quả ?

Phụ thuộc vào phạm vi đợt đầu và mức độ sẵn sàng của dữ liệu. Một nghiệp vụ hẹp với dữ liệu tương đối gọn thường cho kết quả đo được trong vòng một quý. Phần lớn thời gian rơi vào khâu chuẩn hóa dữ liệu và thống nhất quy trình, không rơi vào khâu lập trình.

Nên dùng phần mềm có sẵn hay đặt phát triển riêng ?

Nghiệp vụ phổ thông như kế toán, chấm công thì phần mềm có sẵn thường đủ dùng và triển khai nhanh hơn. Nghiệp vụ đặc thù, hoặc nghiệp vụ tạo nên lợi thế riêng của đơn vị, thì đặt phát triển riêng giữ được đúng cách làm. Nhiều đơn vị kết hợp cả hai.

Dữ liệu của đơn vị được bảo vệ thế nào ?

Các biện pháp thường áp dụng gồm phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký truy cập, mã hóa đường truyền, sao lưu định kỳ và kiểm thử bảo mật theo chu kỳ. Mức độ cụ thể được ghi trong hợp đồng cùng trách nhiệm từng bên.

Đơn vị cần chuẩn bị gì trước khi trao đổi với bên triển khai ?

Ba thứ nên có sẵn: danh sách nghiệp vụ đang tốn công nhất kèm khối lượng mỗi tháng; các biểu mẫu và quy trình đang dùng, kể cả bản viết tay; và một người nội bộ có thẩm quyền làm đầu mối suốt dự án.

KHẢO SÁT TRƯỚC – LÀM TỪNG BƯỚC – ĐỒNG HÀNH DÀI HẠN

Nếu quý khách đang cân nhắc áp dụng cho đơn vị mình, Tech5S nhận khảo sát hiện trạng và trao đổi phương án trước khi quý khách quyết định. Đặt lịch qua form tại đây hoặc Zalo tư vấn 0972.970.148.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
          kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he