Kế hoạch hoạt động cổng thông tin điện tử sau bàn giao gồm những gì

Kế hoạch hoạt động cổng thông tin điện tử là văn bản nội bộ trả lời ba câu hỏi: cổng thông tin có những chuyên mục nào, ai cập nhật từng chuyên mục, và nội dung được duyệt ra sao trước khi đăng. Thiếu văn bản này, nhiều cổng thông tin chỉ vài tháng sau bàn giao đã thành một trang tĩnh không ai cập nhật. Bài viết dưới đây Tech5S trình bày bốn phần cần có — khung chuyên mục, phân công, lịch rà soát và quy trình duyệt — kèm những sai lầm thường gặp khi vận hành.

Bàn giao xong cổng thông tin thì đơn vị cần làm gì tiếp ?

Ai nên chịu trách nhiệm cập nhật từng chuyên mục ?

Nội dung có cần duyệt trước khi đăng lên cổng thông tin không ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường nhận được từ các cơ quan, trường học và doanh nghiệp ngay sau buổi bàn giao hệ thống. Nội dung dưới đây trả lời lần lượt từng câu, theo đúng thứ tự một đơn vị nên làm.

1. Vì sao bàn giao xong chưa phải là kết thúc của một cổng thông tin điện tử ?

Nhiều đơn vị coi việc có một cổng thông tin điện tử đã hoàn tất ngay sau khi đơn vị thiết kế bàn giao và hướng dẫn sử dụng xong. Trên thực tế, đây mới là điểm bắt đầu của phần khó hơn: duy trì cho cổng thông tin luôn có nội dung mới, đúng người phụ trách đúng mục, và không rơi vào tình trạng chỉ vài tháng sau khi ra mắt đã trở thành một trang tĩnh không ai cập nhật. Tình trạng này khá phổ biến với các cổng thông tin của cơ quan, trường học và doanh nghiệp — không phải vì công cụ kém, mà vì thiếu một kế hoạch vận hành được viết ra rõ ràng ngay từ đầu.

Một kế hoạch hoạt động cổng thông tin điện tử cần trả lời được ba câu hỏi cơ bản: cổng thông tin có những chuyên mục nào, ai chịu trách nhiệm cập nhật từng chuyên mục, và nội dung được duyệt qua quy trình nào trước khi lên trang. Thiếu một trong ba câu trả lời này, cổng thông tin sẽ sớm phụ thuộc vào trí nhớ của một người, và ngừng cập nhật ngay khi người đó bận việc khác hoặc nghỉ việc.

Có thể hình dung cổng thông tin giống một bảng tin đặt ở cổng cơ quan: dựng bảng chỉ làm một lần, nhưng dán thông báo mới và gỡ thông báo hết hạn là việc phải có người làm mỗi tuần. Đơn vị dựng bảng không thể thay chủ nhà quyết định dán gì, ai được dán, ai phải ký trước khi dán. Phần lý do nên đầu tư cổng thông tin ngay từ đầu, Tech5S đã trình bày trong bài lý do các đơn vị, cơ quan nên làm website cổng thông tin điện tử; bài này đi tiếp vào khâu sau bàn giao.

Màn hình mã nguồn là phần việc của đơn vị thiết kế và khép lại ở buổi bàn giao; từ hôm sau, giữ cho cổng thông tin có nội dung mới là việc của chính đơn vị sử dụng.

2. Khung chuyên mục — nền tảng để phân công cập nhật

Trước khi phân công ai làm việc gì, cần có một khung chuyên mục rõ ràng. Khung này nên chia theo loại thông tin và tần suất cập nhật dự kiến, thay vì chia theo cảm tính lúc thiết kế giao diện.

Khung chuyên mục này không cố định cho mọi đơn vị. Một trường học có thể cần thêm chuyên mục tuyển sinh hoặc kết quả học tập, trong khi một cơ quan nhà nước cần thêm chuyên mục thủ tục hành chính. Điểm chung là mỗi chuyên mục phải gắn được với một tần suất cập nhật cụ thể, vì đó là cơ sở để phân công người phụ trách ở bước tiếp theo.

Khi lập khung, nên đi từ nội dung thật đang phát sinh trong đơn vị: mỗi tháng văn phòng ra bao nhiêu thông báo, có bao nhiêu văn bản mới, người dân hoặc phụ huynh hay gọi điện hỏi những gì. Chuyên mục nào không có nguồn nội dung thật thì nên gộp hoặc bỏ, vì một chuyên mục trống lâu ngày khiến người xem nghĩ cả cổng thông tin đã bị bỏ quên. Nếu đơn vị còn đang ở khâu làm việc với bên dịch vụ thiết kế website cổng thông tin điện tử, nên đưa khung này vào ngay buổi khảo sát để giao diện có sẵn đúng các chuyên mục sẽ dùng.

Thanh chuyên mục phía trên và cột danh mục bên trái của một cổng thông tin cơ quan nhà nước — mỗi ô trong đó là một đầu việc cần có người phụ trách cập nhật.

3. Phân công cập nhật theo từng chuyên mục

Sau khi có khung chuyên mục, việc phân công nên đi theo trình tự năm bước dưới đây để tránh tình trạng chuyên mục nào cũng "để chung cho văn phòng" mà không ai thực sự nhận việc.

1. Liệt kê toàn bộ chuyên mục đang có

Liệt kê toàn bộ chuyên mục đã có trên cổng thông tin, kể cả những chuyên mục ít khi cập nhật. Chính những mục ít dùng lại thường bị bỏ quên trước tiên, và thường chứa thông tin đã cũ từ ngày bàn giao.

2. Chỉ định người chính và người dự phòng

Với mỗi chuyên mục, chỉ định một người chịu trách nhiệm chính và một người dự phòng khi người chính vắng mặt. Người dự phòng nên được cấp tài khoản và hướng dẫn thao tác ngay từ đầu, không đợi tới lúc người chính nghỉ phép mới đi xin quyền.

3. Ghi rõ nguồn thông tin đầu vào

Ghi rõ nguồn thông tin đầu vào cho từng chuyên mục — ai là người tạo ra thông tin gốc trước khi đưa lên cổng thông tin. Ví dụ lịch công tác do văn phòng lập, kết quả tuyển sinh do bộ phận đào tạo cung cấp; người đăng bài là khâu cuối, không phải người tạo ra thông tin.

4. Thống nhất thời hạn cập nhật tối đa

Thống nhất thời hạn cập nhật tối đa, ví dụ văn bản mới ban hành phải lên cổng thông tin trong một số ngày làm việc nhất định. Con số cụ thể do từng đơn vị tự quyết theo quy chế của mình; điều quan trọng là có một mốc rõ ràng để đối chiếu khi rà soát.

5. Ghi toàn bộ phân công thành văn bản nội bộ

Ghi toàn bộ phân công thành một văn bản nội bộ, không chỉ trao đổi miệng, để người mới tiếp nhận công việc có thể đọc lại. Văn bản này chính là phần lõi của kế hoạch hoạt động cổng thông tin điện tử, và cần được sửa lại mỗi khi đơn vị có thay đổi nhân sự. Với khối cơ quan nhà nước, bảng phân công thường gắn với nhóm thông tin cần công khai cho người dân — Tech5S có bài riêng về việc xây dựng website cổng thông tin chính phủ để quý khách tham khảo thêm.

Người gõ bài lên cổng thông tin là khâu cuối cùng; bảng phân công cần ghi rõ cả bộ phận tạo ra thông tin gốc trước đó.

4. Lịch cập nhật định kỳ và trách nhiệm rà soát

Ngoài nội dung phát sinh theo sự kiện, cổng thông tin cần một lịch rà soát định kỳ để phát hiện nội dung đã cũ hoặc liên kết đã hỏng. Việc này thường bị bỏ qua vì không có hạn chót bên ngoài thúc ép như tin tức mới. Một cách làm đơn giản là gắn việc rà soát vào một mốc cố định trong tháng — chẳng hạn tuần đầu mỗi tháng — và giao cho đúng người đã phụ trách chuyên mục đó ở bước phân công, thay vì giao cho một bộ phận chung chung không ai thấy đó là việc của mình.

Trách nhiệm rà soát nên tách riêng khỏi trách nhiệm đăng bài mới, vì hai việc có tính chất khác nhau: đăng bài mới xử lý theo sự kiện phát sinh, còn rà soát định kỳ xử lý phần nội dung đã có nhưng có thể đã lỗi thời.

Một lượt rà soát thường gồm bốn việc: tìm văn bản đã hết hiệu lực để gỡ hoặc ghi chú, bấm thử các liên kết và tệp tải về, kiểm tra thông tin liên hệ cùng nhân sự phụ trách còn đúng không, và xem chuyên mục nào đã quá lâu không có bài mới. Với trường học, lịch rà soát nên bám theo năm học — những lưu ý khác khi đầu tư xây dựng website cổng thông tin điện tử trường học được Tech5S trình bày trong một bài viết riêng.

Một buổi rà soát định kỳ nên có mặt đúng những người phụ trách từng chuyên mục, cùng đối chiếu văn bản còn hiệu lực và thông tin liên hệ còn đúng.

5. Quy trình duyệt nội dung trước khi đăng

Với các đơn vị nhà nước và trường học, nội dung trên cổng thông tin thường mang tính chính thức nên cần qua một bước duyệt trước khi đăng công khai, khác với việc đăng ngay không qua kiểm soát. Quy trình duyệt không cần phức tạp, nhưng cần có ít nhất hai vai trò tách biệt: người soạn nội dung và người phê duyệt trước khi đăng. Nếu cùng một người vừa soạn vừa tự đăng, lỗi sai sót hoặc thông tin nhạy cảm sẽ khó được phát hiện trước khi công khai.

Với những đơn vị có nhiều cấp quản lý, quy trình duyệt có thể thêm bước xác nhận từ người phụ trách truyền thông trước khi nội dung liên quan đến hình ảnh đơn vị được đăng, nhưng không nên thêm quá nhiều cấp duyệt vì sẽ khiến thông tin lên chậm so với thời điểm cần thiết.

Về mặt kỹ thuật, nhiều hệ thống quản trị nội dung cho phép tách quyền: tài khoản soạn bài chỉ lưu được bản nháp, tài khoản duyệt mới bấm đăng công khai. Khi lập kế hoạch, đơn vị nên kiểm tra cổng thông tin của mình đã chia quyền theo cách này chưa, để quy trình duyệt được hệ thống giữ giúp thay vì chỉ dựa vào lời dặn. Với tập đoàn có nhiều công ty thành viên, lớp phân quyền thường chia thêm theo từng đơn vị — xem cách Tech5S thiết kế website cổng thông tin cho tập đoàn.

Người soạn và người duyệt cùng xem lại bản nháp trên máy tính bảng — tách hai vai trò giúp phát hiện sai sót trước khi thông tin được công khai.

PHÂN CÔNG RÕ – DUYỆT TRƯỚC KHI ĐĂNG – RÀ SOÁT ĐỊNH KỲ

6. Sai lầm thường gặp khi vận hành cổng thông tin điện tử

Bốn sai lầm dưới đây xuất hiện lặp lại ở nhiều đơn vị, và cả bốn đều bắt nguồn từ việc không có kế hoạch vận hành viết thành văn bản:

• Chỉ có một người biết cách đăng bài lên cổng thông tin, khiến hệ thống ngừng cập nhật ngay khi người đó vắng mặt dài ngày.
• Không có lịch rà soát định kỳ, dẫn tới việc văn bản đã hết hiệu lực hoặc liên kết đã hỏng vẫn còn hiển thị nhiều tháng.
• Giao việc cập nhật bằng miệng, không ghi thành văn bản, nên người mới tiếp nhận không biết chuyên mục nào thuộc trách nhiệm của mình.
• Bỏ qua bước duyệt nội dung với lý do "cho nhanh", dẫn tới sai sót thông tin chính thức bị công khai trước khi kịp sửa.

Sai lầm thứ ba cũng là điểm Tech5S đã nhắc khi bàn về lộ trình chuyển đổi số trường học: hệ thống chạy tốt tới đâu cũng sẽ đứng yên nếu không ai được giao việc cập nhật.

7. Câu hỏi thường gặp

Kế hoạch vận hành cổng thông tin điện tử nên làm ngay sau khi bàn giao hay có thể làm sau ?

Nên làm ngay trong tuần đầu sau bàn giao, khi đơn vị triển khai vẫn còn hỗ trợ hướng dẫn sử dụng, thay vì để một thời gian sau mới nghĩ tới việc phân công ai cập nhật.

Một đơn vị nhỏ, ít nhân sự thì có cần đầy đủ quy trình duyệt nội dung không ?

Vẫn nên có ít nhất một người phê duyệt khác với người soạn nội dung, kể cả khi đơn vị chỉ có vài người phụ trách truyền thông, để tránh sai sót thông tin chính thức.

Bao lâu nên rà soát lại nội dung cũ một lần ?

Thường nên cố định vào một mốc trong tháng, ví dụ tuần đầu mỗi tháng, để việc rà soát không bị trôi vì thiếu hạn chót bên ngoài thúc ép.

Khung chuyên mục có cần giống nhau giữa các loại đơn vị không ?

Không cần giống nhau. Khung chuyên mục nên theo đặc thù của từng đơn vị — trường học cần thêm chuyên mục tuyển sinh, cơ quan nhà nước cần thêm chuyên mục thủ tục hành chính — nhưng đều cần gắn với tần suất cập nhật cụ thể.

Có nên thuê đơn vị ngoài phụ trách cập nhật lâu dài thay vì để nhân sự nội bộ làm không ?

Cả hai cách đều khả thi tùy nguồn lực của từng đơn vị. Điểm quan trọng không nằm ở việc nội bộ hay thuê ngoài, mà ở việc có phân công rõ ràng và quy trình duyệt nội dung, dù ai là người thực hiện việc cập nhật. Với đơn vị chưa có nhân sự riêng, phần cập nhật có thể giao qua dịch vụ chăm sóc website của Tech5S, trong đó quản lý và cập nhật nội dung là một hạng mục chính — nhưng bảng phân công và người duyệt phía đơn vị vẫn cần có.

Tóm lại, một kế hoạch hoạt động cổng thông tin điện tử không cần dày, nhưng phải có đủ bốn phần: khung chuyên mục, bảng phân công, lịch rà soát và quy trình duyệt. Tech5S đã triển khai hơn 20 cổng thông tin điện tử cho cơ quan, trường học và doanh nghiệp, và bốn phần này thường được đơn vị hoàn thiện cùng đội triển khai ngay trong giai đoạn bàn giao.

Nếu quý khách đang cân nhắc áp dụng cho đơn vị mình, Tech5S nhận khảo sát hiện trạng và trao đổi phương án trước khi quý khách quyết định. Đặt lịch qua form tại đây hoặc Zalo tư vấn 0972.970.148.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
       kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he