Thiết kế website trường đại học và cổng thông tin sinh viên cần những gì

Thiết kế website trường đại học không dừng lại ở một trang giới thiệu: đi kèm nó là cổng thông tin sinh viên, kiến trúc nhiều cấp cho từng khoa và đường nối sang phần mềm quản lý đào tạo. Bài viết dưới đây Tech5S nêu rõ từng phần gồm những gì, quy trình triển khai ra sao và những sai lầm khiến dự án phải làm lại từ khâu khung.

Website trường đại học khác website trường phổ thông ở chỗ nào ?

Cổng thông tin sinh viên cần có những chức năng gì ?

Mỗi khoa có nên có một website riêng không ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường nhận được khi làm việc với khối giáo dục đại học. Bài viết trả lời lần lượt từng câu, kèm bảng phân lớp chức năng và quy trình tám bước dùng được ngay trong buổi khảo sát đầu tiên.

1. Website trường đại học khác website trường phổ thông ở chỗ nào ?

Nhiều đơn vị bắt đầu dự án với yêu cầu “làm website cho trường”, rồi mới nhận ra bậc đại học cần một thứ khác hẳn. Website trường phổ thông chủ yếu phục vụ giới thiệu, thông báo và liên lạc với phụ huynh — số lượng người dùng ổn định, luồng thông tin một chiều là chính.

Bậc đại học thì ngược lại. Một trường có nhiều khoa, viện, trung tâm và bộ môn, mỗi đơn vị có tin tức và nhân sự riêng. Người dùng không chỉ là sinh viên đang học mà còn có thí sinh đang tìm hiểu tuyển sinh, cựu sinh viên, giảng viên, nhà tuyển dụng và đối tác nghiên cứu. Lượng truy cập lại dồn theo mùa: cao điểm tuyển sinh, cao điểm đăng ký học phần, cao điểm công bố điểm.

Ba đặc điểm đó là lý do thiết kế website trường đại học được tách thành một bài toán riêng, thay vì dùng lại khuôn của một trang giới thiệu thông thường. Phần nền chung của khối trường học đã được Tech5S trình bày trong bài đầu tư xây dựng website cổng thông tin điện tử trường học; bài này đi sâu vào phần đặc thù của bậc đại học.

Giao diện một website trường học mở cùng lúc trên màn hình máy tính, máy tính xách tay và điện thoại — phần công khai là thứ thí sinh và phụ huynh nhìn thấy trước tiên.

2. Cổng thông tin sinh viên gồm những gì ?

“Cổng thông tin sinh viên” là phần khiến dự án đại học khác biệt rõ nhất, và cũng là phần hay bị bỏ ra khỏi phạm vi lúc đầu rồi phải làm bù về sau.

Thành phần thường thấy gồm: trang cá nhân của sinh viên với thông tin học tập; tra cứu kết quả học tập theo từng học kỳ; đăng ký học phần theo tín chỉ kèm ràng buộc môn tiên quyết và giới hạn sĩ số; xem thời khoá biểu và lịch thi; tra cứu công nợ học phí; nhận thông báo từ phòng đào tạo và từ khoa; nộp đơn từ trực tuyến như xin phúc khảo hoặc xin nghỉ học tạm thời.

Điểm cần lưu ý về mặt kỹ thuật: phần lớn dữ liệu này đã nằm sẵn trong phần mềm quản lý đào tạo của trường. Cổng thông tin không nên nhập lại từ đầu mà nên nối vào nguồn dữ liệu đó. Quyết định “nối vào hệ thống nào, bằng cách nào” nên được chốt ngay từ khâu khảo sát, vì nó chi phối toàn bộ thiết kế phía sau — cùng nguyên tắc Tech5S đã nêu khi nói về website cổng thông tin điện tử cho cơ quan và đơn vị.

Người học mở một trang học tập trực tuyến trên máy tính xách tay — tra cứu điểm, lịch học và thông báo từ khoa là thao tác hằng ngày của sinh viên, nên phần sau đăng nhập phải chạy trơn ngay từ học kỳ đầu.

3. Phân lớp chức năng theo nhóm người dùng

Bảng dưới đây dùng được ngay trong buổi khảo sát: đọc theo hàng để thấy mỗi nhóm cần gì, đọc theo cột mức riêng tư để biết phần nào bắt buộc phải nằm sau đăng nhập.

Quy luật rút ra từ bảng: phần công khai quyết định hình ảnh của trường, phần sau đăng nhập quyết định trường có vận hành trơn hay không. Dự án chỉ chăm phần công khai thường bị than phiền ngay trong học kỳ đầu.

Một người dùng mở hệ thống học trực tuyến trên máy tính bảng — mỗi nhóm trong bảng trên vào hệ thống bằng thiết bị riêng và chỉ thấy phần chức năng đúng với quyền của mình.

4. Kiến trúc nhiều cấp và bài toán trang con của từng khoa

Một trường đại học thường cần trang riêng cho từng khoa, viện và trung tâm. Có ba cách làm, và chọn sai cách là nguồn gốc của phần lớn rắc rối về sau.

1. Mỗi đơn vị một website riêng biệt

Đơn vị chủ động hoàn toàn, nhưng giao diện mỗi nơi một kiểu, dữ liệu giảng viên trùng lặp, và trường mất khả năng kiểm soát nội dung đăng lên.

2. Một hệ thống chung, mỗi đơn vị một khu vực có phân quyền

Giao diện nhất quán, dữ liệu dùng chung, trường duyệt được nội dung trước khi đăng. Đây là cách phù hợp với phần lớn trường, và cũng là cách khó nhất ở khâu phân quyền.

3. Trang con chỉ là một chuyên mục

Nhanh và nhẹ, nhưng khi khoa muốn có cơ cấu riêng hoặc quy trình duyệt riêng thì bí.

Kèm theo lựa chọn này là quyết định về đường dẫn: dùng thư mục con hay dùng tên miền phụ cho từng khoa. Cả hai đều chạy được; điều quan trọng là chốt một lần từ đầu, vì đổi về sau kéo theo cả loạt chuyển hướng và có thể làm mất thứ hạng tìm kiếm đã tích luỹ. Đây cũng là điểm khác biệt so với một dự án thiết kế website giáo dục và trường học quy mô nhỏ, nơi cơ cấu đơn vị đơn giản hơn nhiều.

Sơ đồ một cổng thông tin điện tử ngành giáo dục: trung tâm dữ liệu nằm giữa, các cấp quản lý và trường học kết nối quanh nó — cùng nguyên lý với kiến trúc nhiều cấp bên trong một trường đại học.

5. Quy trình 8 bước triển khai website và cổng thông tin cho trường đại học

Một dự án thiết kế website trường đại học có kèm cổng sinh viên thường đi qua tám bước dưới đây. Thứ tự này không cứng nhắc, nhưng bỏ qua bước nào thì bước sau thường phải làm lại.

1. Khảo sát hiện trạng. Liệt kê các hệ thống đang chạy: phần mềm quản lý đào tạo, phần mềm kế toán, hệ thống thư điện tử, hệ thống dạy học trực tuyến. Ghi rõ dữ liệu nào nằm ở đâu và ai đang giữ.
2. Chốt phạm vi theo nhóm người dùng. Dùng bảng phân lớp ở trên, đánh dấu phần nào làm giai đoạn một, phần nào giai đoạn hai. Không chốt phạm vi thì dự án trôi.
3. Chốt kiến trúc nhiều cấp và quy ước đường dẫn cho khoa, cho tin tức và cho trang chuyên đề.
4. Thiết kế giao diện theo bộ nhận diện của trường. Trường đại học thường đã có bộ nhận diện; việc ở đây là chuyển thành quy chuẩn giao diện dùng được trên máy tính và trên điện thoại.
5. Dựng hệ thống và phân quyền. Bước nặng nhất: phân quyền theo phòng ban, theo khoa, theo vai trò giảng viên, kèm luồng duyệt nội dung nhiều cấp và nhật ký thao tác.
6. Kết nối dữ liệu. Nối cổng sinh viên với phần mềm quản lý đào tạo, thống nhất một tài khoản đăng nhập cho nhiều hệ thống nếu trường có nhu cầu.
7. Chuyển dữ liệu cũ và xử lý đường dẫn cũ. Tin tức nhiều năm, hồ sơ giảng viên, tài liệu đính kèm. Mọi đường dẫn cũ phải có chuyển hướng sang đường dẫn mới.
8. Kiểm thử, bàn giao, đào tạo người dùng. Kiểm thử tải cho đợt cao điểm đăng ký học phần, kiểm thử bảo mật, rồi đào tạo cho cán bộ từng khoa — sau bàn giao chính họ là người đăng nội dung hằng ngày.

Bước 5, 6 và 7 chiếm phần lớn khối lượng thật của dự án, trong khi bước 4 là phần mọi người nhìn thấy. Lệch kỳ vọng giữa hai nhóm bước này là nguyên nhân phổ biến khiến tiến độ bị hiểu nhầm.

Trường của quý khách đang ở bước nào trong tám bước trên? Mô tả hiện trạng tại trang Liên hệ để đội dự án Tech5S trao đổi cụ thể.

Bàn làm việc của khâu thiết kế giao diện: bộ nhận diện và bảng màu được chốt trước khi dựng trang, đúng bước 4 của quy trình.

6. Yêu cầu riêng của khối giáo dục công lập

Trường đại học công lập thường phải đáp ứng thêm một lớp yêu cầu mà doanh nghiệp không có.

Về hồ sơ. Dự án thường đi kèm hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu và tài liệu bàn giao theo quy định của đơn vị chủ quản. Phần này nên được thống nhất từ lúc ký, không để tới lúc nghiệm thu mới bàn.

Về khả năng tiếp cận và tính công khai. Cổng thông tin của trường công lập thường phải công khai một số nhóm thông tin theo quy định, và cần bảo đảm người dùng đọc được trên nhiều loại thiết bị.

Về dữ liệu cá nhân của sinh viên. Điểm số, thông tin liên lạc, tình trạng học phí đều là dữ liệu cá nhân. Hệ thống cần phân quyền chặt, có nhật ký truy cập để truy ngược khi cần, và có quy trình sao lưu kèm thử phục hồi ít nhất một lần — bản sao lưu chưa từng phục hồi thử thì chưa chứng minh được điều gì.

Về khả năng tiếp quản. Sau bàn giao, tổ công nghệ thông tin của trường phải tự vận hành được. Tech5S áp dụng tiêu chuẩn bảo mật riêng theo từng loại hệ thống và bảo hành theo hợp đồng, kèm tài liệu và đào tạo cho bộ phận tiếp quản.

Nếu website nằm trong một kế hoạch số hoá rộng hơn của nhà trường, nên đặt nó cạnh các hạng mục còn lại như quản lý học vụ, dạy học và thi trực tuyến — các hạng mục này được Tech5S trình bày trong bài chuyển đổi số trường học gồm những gì và lộ trình triển khai.

7. Sai lầm thường gặp khi làm website trường đại học

Sáu sai lầm dưới đây là những điểm khiến một dự án thiết kế website trường đại học phải làm lại phần khung hoặc kéo dài tiến độ ngoài dự kiến.

Làm website giới thiệu rồi mới nghĩ tới cổng sinh viên. Đây là sai lầm tốn kém nhất, vì cổng sinh viên chi phối kiến trúc phân quyền và cách nối dữ liệu — thêm vào sau thường phải làm lại phần khung.

Không chốt nguồn dữ liệu gốc. Khi điểm số vừa nằm trong phần mềm đào tạo vừa được nhập tay trên web, sớm muộn hai nơi sẽ lệch nhau, và không ai biết tin nơi nào.

Bỏ qua đợt cao điểm khi kiểm thử. Hệ thống chạy tốt ngày thường vẫn có thể nghẽn trong giờ mở đăng ký học phần, vì lúc đó hàng nghìn sinh viên thao tác cùng lúc trên cùng một chức năng.

Giao mỗi khoa một website riêng cho nhanh. Vài năm sau trường có hàng chục trang không đồng bộ, dữ liệu giảng viên trùng lặp, và không ai biết trang nào còn được cập nhật — đúng tình huống đã được nêu trong bài xây dựng website trường học chuyên nghiệp.

Thay website cũ mà không chuyển hướng đường dẫn cũ. Trường đại học thường có kho tin tức và thông báo nhiều năm được liên kết từ bên ngoài. Mất đường dẫn là mất cả phần truy cập tự nhiên lẫn các liên kết đã có.

Để phần tiếng Anh tới lúc gần xong mới tính. Nếu trường có hợp tác quốc tế, phần song ngữ ảnh hưởng tới cấu trúc dữ liệu chứ không phải chỉ là dịch chữ — tính sau thì phải sửa lại cấu trúc.

8. Câu hỏi thường gặp

Website trường đại học và cổng thông tin sinh viên có nên làm chung một hệ thống không ?

Nên làm chung một nền tảng, tách thành hai lớp: lớp công khai cho thí sinh và khách, lớp sau đăng nhập cho sinh viên và cán bộ. Làm chung giúp thống nhất giao diện và tài khoản đăng nhập; tách lớp giúp phân quyền rõ và giảm rủi ro lộ dữ liệu cá nhân.

Trường đã có phần mềm quản lý đào tạo thì cổng thông tin có cần nữa không ?

Có, vì hai thứ phục vụ mục đích khác nhau. Phần mềm quản lý đào tạo là nơi nghiệp vụ chạy; cổng thông tin là nơi người dùng tra cứu và tương tác. Việc cần làm là nối hai bên lại để dữ liệu chỉ có một nguồn gốc, thay vì nhập hai lần.

Mỗi khoa có nên có website riêng không ?

Phổ biến và bền hơn cả là một hệ thống chung, mỗi khoa được cấp một khu vực riêng có phân quyền. Cách này giữ được giao diện nhất quán và dữ liệu dùng chung, đồng thời khoa vẫn chủ động đăng tin của mình.

Dự án kiểu này mất bao lâu ?

Thời gian phụ thuộc chủ yếu vào ba thứ: số đơn vị cần trang con, số hệ thống phải kết nối, và lượng dữ liệu cũ phải chuyển. Bài viết này không nêu con số vì hai trường cùng quy mô vẫn có thể lệch nhau rất xa ở ba yếu tố đó. Cách ước lượng đúng là làm bước khảo sát trước rồi mới chốt tiến độ.

Tech5S đã làm hệ thống cho khối giáo dục chưa ?

Theo số liệu Tech5S công bố trên trang giới thiệu, công ty đã triển khai hơn 100 hệ thống trường học, e-learning, thi và ôn luyện trực tuyến, cùng hơn 20 cổng thông tin điện tử cho các đơn vị và cơ quan.

Tóm lại, thiết kế website trường đại học là bài toán của ba lớp: lớp công khai cho thí sinh và đối tác, lớp sau đăng nhập cho sinh viên và cán bộ, và lớp kết nối dữ liệu với phần mềm quản lý đào tạo. Chốt đúng ba lớp đó ngay từ buổi khảo sát thì các bước phía sau mới chạy trơn.

KHẢO SÁT TRƯỚC – CHỐT PHẠM VI SAU – ĐỒNG HÀNH DÀI HẠN

Tech5S đã triển khai hệ thống cho nhiều đơn vị trong khối giáo dục. Quý khách để lại thông tin tại trang Liên hệ, đội tư vấn sẽ gửi lại một vài mẫu đã làm cùng khối để quý khách hình dung trước khi bàn tới phạm vi cụ thể.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
       kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he