Website đặt phòng khách sạn cần những chức năng nào

Nhiều khách sạn đã có website giới thiệu đẹp mắt nhưng khách vẫn phải gọi điện hoặc nhắn Zalo để hỏi phòng trống. Khoảng cách giữa xem và đặt chính là chỗ doanh thu rơi ra ngoài. Bài viết dưới đây Tech5S mô tả các khối chức năng của một website đặt phòng khách sạn, những sai lầm hay gặp khi triển khai, và cách chọn hướng đi phù hợp với quy mô từng đơn vị lưu trú.

Website đặt phòng khách sạn khác gì website giới thiệu thông thường ?

Xây một hệ thống đặt phòng trực tuyến cần những khối chức năng nào ?

Khách sạn quy mô nhỏ có cần đầu tư website đặt phòng riêng không ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường nhận được từ các đơn vị lưu trú đang tính chuyện bán phòng trực tuyến. Nội dung dưới đây trả lời từng câu, kèm bảng so sánh theo quy mô và các sai lầm nên tránh.

1. Website đặt phòng khách sạn khác gì website giới thiệu thông thường ?

Một website giới thiệu làm nhiệm vụ trưng bày: ảnh phòng, tiện ích, bản đồ, số điện thoại. Khách xem xong vẫn phải rời website để liên hệ theo một kênh khác. Website đặt phòng khách sạn thì đi tiếp một bước: biết còn bao nhiêu phòng trống trong khoảng ngày khách chọn, báo đúng mức giá áp dụng cho khoảng ngày đó, và giữ chỗ ngay khi khách xác nhận.

Khác biệt nằm ở chỗ có hay không một kho dữ liệu tồn phòng chạy phía sau. Website giới thiệu chỉ cần nội dung tĩnh, ai xem cũng thấy như nhau. Website đặt phòng phải trả lời khác nhau theo từng lượt truy cập: ngày 12 đến 15 tháng sau, phòng đôi hướng biển còn không. Đó là lý do không nên nâng cấp bằng cách gắn thêm một biểu mẫu liên hệ rồi gọi đó là đặt phòng trực tuyến.

2. Bốn khối chức năng của một hệ thống đặt phòng trực tuyến

Bóc một hệ thống đặt phòng khách sạn ra thì thấy bốn khối làm việc với nhau, thiếu khối nào cũng khiến hệ thống chạy được trong buổi nghiệm thu nhưng gãy khi vận hành thật.

1. Khối hiển thị

Là phần khách nhìn thấy: bộ chọn ngày, danh sách hạng phòng còn trống, ảnh và mô tả, giá hiển thị theo đúng khoảng ngày khách chọn.

2. Khối tồn phòng và giá

Giữ số lượng phòng theo từng hạng, từng ngày, cùng bảng giá áp dụng cho từng khoảng thời gian trong năm.

3. Khối đặt chỗ và thanh toán

Ghi nhận yêu cầu của khách, giữ phòng trong lúc chờ thanh toán, phát mã đặt phòng và gửi thư xác nhận.

4. Khối quản trị

Là nơi lễ tân và quản lý làm việc hằng ngày: xem lịch phòng, sửa giá, chặn ngày, xử lý hủy và đổi ngày, xuất báo cáo công suất. Thiếu khối quản trị thì mọi thay đổi nhỏ đều phải nhờ kỹ thuật can thiệp — đó là dấu hiệu dự án làm thiếu, không phải dấu hiệu nhân sự chưa quen.

Một hệ thống đặt phòng đủ khối chức năng giúp khách xem phòng, chọn ngày và giữ chỗ ngay trên website, không phải rời sang kênh khác.

3. Luồng đặt phòng của khách, từ lúc chọn ngày tới lúc giữ chỗ

Khách vào website, chọn ngày nhận và trả phòng, chọn số người. Hệ thống trả về các hạng phòng còn trống kèm mức giá cho đúng khoảng ngày đó. Khách chọn một hạng phòng, điền thông tin liên hệ, chọn thêm dịch vụ kèm theo nếu có, rồi chuyển sang bước thanh toán hoặc xác nhận giữ chỗ.

Chỗ hay bị làm hụt là quãng giữa: từ lúc khách bấm đặt tới lúc tiền vào hoặc lễ tân xác nhận. Trong quãng đó, phòng phải được giữ tạm thời để người khác không đặt trùng, nhưng cũng phải tự nhả ra sau một khoảng thời gian nếu khách bỏ dở. Thiếu cơ chế giữ-và-nhả này, hệ thống sẽ hoặc bán trùng phòng, hoặc khóa phòng vô thời hạn vì những lượt đặt dở dang.

4. Quản lý phòng, giá và tồn phòng — phần khó nhất khi triển khai

Người chưa làm qua thường nghĩ phần khó là giao diện. Thực tế phần khó là bảng giá. Một đơn vị lưu trú hiếm khi bán một mức giá cố định: giá ngày thường và cuối tuần, giá mùa cao điểm, giá cho khách ở dài ngày, giá cho đoàn, giá kèm hoặc không kèm bữa sáng. Mỗi quy tắc hợp lý khi đứng một mình, nhưng khi chồng lên nhau phải có thứ tự ưu tiên rõ ràng, nếu không hai quy tắc sẽ cho hai kết quả khác nhau cho cùng một đêm.

Kèm theo là các ràng buộc bán hàng: số đêm tối thiểu, ngày cấm nhận phòng, ngày cấm trả phòng, hạn đặt trước. Kinh nghiệm thực tế là khảo sát cho xong bảng giá và ràng buộc trước khi vẽ giao diện — làm ngược lại thì giao diện phải sửa lại liên tục, vì mỗi ràng buộc mới lại đẻ thêm một ô hoặc một trạng thái hiển thị.

Trang quản trị là nơi lễ tân tự sửa giá, chặn ngày và xử lý hủy phòng hằng ngày mà không phải nhờ kỹ thuật can thiệp.

5. Kết nối kênh bán ngoài và bài toán trùng phòng

Phần lớn đơn vị lưu trú bán song song trên website của mình và trên các kênh trung gian. Mỗi kênh giữ một bản tồn phòng riêng. Khi một phòng được bán trên kênh A mà kênh B chưa biết, khách kênh B vẫn đặt được — và phòng bị bán hai lần. Đây là rủi ro vận hành lớn nhất của việc bán nhiều kênh, và nó không tự hết khi có website mới.

Cách xử lý là chọn một nơi giữ bản tồn phòng gốc rồi đồng bộ các kênh còn lại theo nơi đó, thay vì để mỗi kênh tự quản. Với đơn vị nhỏ, nơi giữ bản gốc có thể là chính website. Với đơn vị đã dùng phần mềm quản lý khách sạn, nơi giữ bản gốc thường là phần mềm đó, còn website đóng vai một kênh bán — quyết định này phải chốt từ khâu khảo sát vì nó đổi hẳn kiến trúc hệ thống.

6. Thanh toán và chính sách hủy đặt phòng

Có ba cách thu tiền thường gặp: thu toàn bộ khi đặt, thu một phần để giữ chỗ, hoặc không thu trước mà thanh toán khi nhận phòng. Mỗi cách kéo theo một chính sách hủy khác nhau, và chính sách hủy cần được viết thành quy tắc máy hiểu được chứ không chỉ là một đoạn văn trên trang điều khoản: hủy trước bao nhiêu ngày thì hoàn bao nhiêu phần, quá hạn xử lý thế nào, đổi ngày có tính như hủy không.

Về kỹ thuật, khâu thanh toán nên đi qua cổng thanh toán được cấp phép và không lưu dữ liệu thẻ trên máy chủ của khách sạn — website chỉ giữ mã giao dịch do cổng trả về. Tech5S áp dụng tiêu chuẩn bảo mật riêng cho phần này và kiểm thử lại trước khi bàn giao; mức độ và phạm vi kiểm thử ghi trong hợp đồng của từng dự án.

Khâu thanh toán cần đi qua cổng được cấp phép, website chỉ giữ mã giao dịch chứ không lưu dữ liệu thẻ của khách.

Đang cân nhắc xây website đặt phòng cho đơn vị mình? Mô tả yêu cầu tại trang Liên hệ để đội dự án Tech5S trao đổi cụ thể.

7. Dữ liệu khách và nghĩa vụ bảo vệ thông tin cá nhân

Một hệ thống đặt phòng thu thập họ tên, số điện thoại, thư điện tử, đôi khi cả giấy tờ tùy thân và lịch sử lưu trú. Đây là dữ liệu cá nhân, và đơn vị vận hành có nghĩa vụ pháp lý với nó chứ không chỉ có quyền khai thác. Những việc tối thiểu: nói rõ thu thập gì và dùng vào việc gì, xin đồng ý trước khi dùng dữ liệu cho mục đích tiếp thị, phân quyền để nhân viên chỉ xem phần dữ liệu cần cho công việc, và có cách xóa dữ liệu khi khách yêu cầu.

Về kỹ thuật, ba việc nên làm ngay từ đầu vì làm sau rất tốn: mã hóa đường truyền toàn bộ website, ghi nhật ký truy cập phần quản trị, và sao lưu định kỳ có kiểm thử khôi phục. Sao lưu chưa từng thử khôi phục thì chưa thể coi là bản sao lưu dùng được.

8. Tự xây hay dùng nền tảng có sẵn — cách chọn theo quy mô

Không có một câu trả lời chung cho mọi đơn vị. Cơ sở dưới mười phòng, bán chủ yếu qua kênh trung gian, thường chỉ cần một website giới thiệu tốt cộng một mô-đun đặt phòng gọn nhẹ. Cơ sở vài chục phòng, có mùa cao điểm rõ rệt và nhiều hạng giá, bắt đầu cần bảng giá linh hoạt và báo cáo công suất — lúc này một hệ thống dựng theo yêu cầu mới đáng. Chuỗi nhiều cơ sở hoặc khu nghỉ dưỡng có thêm dịch vụ đi kèm thì cần quản lý nhiều điểm bán trong một hệ thống, phân quyền theo cơ sở, và tích hợp với phần mềm quản lý đang dùng.

Quy trình bảy bước Tech5S thường áp dụng khi triển khai một website đặt phòng khách sạn:

1. Khảo sát nghiệp vụ

Liệt kê hạng phòng, bảng giá theo mùa, ràng buộc số đêm, chính sách hủy, các kênh bán đang dùng. Đây là bước quyết định khối lượng của cả dự án.

2. Chốt nơi giữ bản tồn phòng gốc

Website giữ, hay phần mềm quản lý giữ — chốt trước khi thiết kế.

3. Thiết kế luồng đặt phòng và giao diện

Vẽ theo đúng bảng giá và ràng buộc đã chốt ở bước một.

4. Dựng hệ thống và trang quản trị

Trang quản trị làm song song, không để lại sau cùng.

5. Tích hợp thanh toán và các kênh bán ngoài

Chạy thử trên môi trường thử nghiệm trước khi dùng thật.

6. Kiểm thử theo kịch bản thật

Đặt trùng ngày, hủy giữa chừng, đổi ngày, thanh toán lỗi giữa chừng, đặt vào đúng phòng cuối cùng còn trống.

7. Bàn giao, đào tạo lễ tân, theo dõi hai tuần đầu

Hai tuần đầu là lúc lộ ra các trường hợp nghiệp vụ chưa ai nghĩ tới.

Khảo sát nghiệp vụ với đội dự án là bước đầu tiên và quyết định khối lượng của cả dự án đặt phòng trực tuyến.

Những sai lầm thường gặp khi triển khai website đặt phòng khách sạn:

• Coi biểu mẫu liên hệ là chức năng đặt phòng — khách điền tên và ngày rồi chờ gọi lại vẫn là đặt phòng thủ công, chỉ đổi kênh nhận yêu cầu.
• Không có cơ chế giữ phòng tạm thời — hệ quả là bán trùng phòng đúng lúc cao điểm, khi sai sót đắt nhất.
• Làm giao diện trước, làm bảng giá sau — mỗi quy tắc giá phát sinh lại kéo theo một vòng sửa giao diện.
• Bỏ qua trang quản trị — lễ tân không tự đổi được giá mùa hay chặn ngày, mọi thay đổi phải nhờ kỹ thuật.
• Quên bản trên điện thoại — phần lớn khách đặt phòng bằng điện thoại, giao diện chỉ tối ưu cho máy tính là bỏ đi phần lớn lượt truy cập.
• Thu thập dữ liệu khách mà không có chính sách rõ ràng — rủi ro pháp lý lớn dần theo lượng dữ liệu tích lũy.

9. Câu hỏi thường gặp về website đặt phòng khách sạn

Khách sạn nhỏ có cần website đặt phòng riêng không, hay bán qua kênh trung gian là đủ ?

Kênh trung gian mang khách mới đến nhưng thu phí trên mỗi lượt đặt. Website riêng phù hợp khi đơn vị đã có lượng khách quay lại hoặc lượng tìm kiếm theo tên cơ sở — lúc đó mỗi lượt đặt thẳng là một lượt không mất phí trung gian.

Website đặt phòng có bắt buộc phải nối với phần mềm quản lý khách sạn không ?

Không bắt buộc. Nếu đơn vị chưa dùng phần mềm quản lý nào, website có thể tự giữ bản tồn phòng gốc. Nếu đã dùng, nên nối để tránh hai nơi cùng giữ số lượng phòng.

Có nên bắt khách thanh toán toàn bộ ngay khi đặt không ?

Tùy chính sách kinh doanh. Thu toàn bộ giảm tỷ lệ khách không đến nhưng làm một phần khách bỏ dở ở bước thanh toán. Thu một phần để giữ chỗ là mức trung gian nhiều đơn vị chọn.

Xây một website đặt phòng khách sạn mất bao lâu ?

Thời gian phụ thuộc vào ba thứ: số hạng phòng và độ phức tạp của bảng giá, có phải tích hợp với phần mềm quản lý hoặc kênh bán ngoài hay không, và số ngôn ngữ cần hỗ trợ. Tech5S khảo sát nghiệp vụ trước rồi mới đưa mốc thời gian cho từng dự án.

Website đặt phòng khách sạn có làm chuẩn SEO được không ?

Làm được, và nên làm cùng lúc. Trang hạng phòng, trang dịch vụ và các bài giới thiệu điểm đến là phần nội dung có thể xếp hạng; phần chức năng đặt phòng cần bảo đảm tốc độ tải và cấu trúc đường dẫn rõ ràng.

KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ TRƯỚC – THIẾT KẾ SAU – VẬN HÀNH ỔN ĐỊNH

Tech5S đã triển khai hệ thống website cho nhiều đơn vị trong ngành lưu trú và du lịch. Quý khách để lại thông tin tại trang Liên hệ, đội tư vấn sẽ trao đổi cụ thể theo quy mô và nhu cầu thực tế trước khi đề xuất phương án. Tham khảo thêm về thiết kế website du lịch khách sạn, thiết kế website du lịch, thiết kế website thương mại điện tử và cách chọn hosting phù hợp cho website doanh nghiệp.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he