Chuyển đổi số trường học gồm những gì và lộ trình triển khai

Chuyển đổi số trường học là việc đưa các nghiệp vụ như cổng thông tin điện tử, quản lý học vụ, dạy học trực tuyến và thi — kiểm tra lên cùng một nền dữ liệu thống nhất, thay vì mỗi bộ phận dùng một công cụ rời rạc rồi nhập lại thông tin nhiều lần. Bài viết dưới đây trình bày bốn hạng mục công nghệ cốt lõi, lộ trình triển khai theo từng giai đoạn và những điểm khác biệt cần lưu ý so với chuyển đổi số ở doanh nghiệp.

Chuyển đổi số trường học gồm những việc gì ?

Nên bắt đầu từ hạng mục nào để không bị quá tải ?

Trường học chuyển đổi số có gì khác doanh nghiệp ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường nhận được từ các trường đang tìm hiểu về chuyển đổi số. Nội dung dưới đây lần lượt trả lời từng câu.

Cổng thông tin điện tử kết nối dữ liệu giữa trường học với sở, phòng giáo dục.

Chuyển đổi số trường học là gì và gồm những việc cụ thể nào ?

Chuyển đổi số trong một trường học không phải là việc mua thêm vài phần mềm rời rạc rồi dùng song song với sổ sách giấy. Nếu chỉ dừng ở mức đó, nhà trường vẫn phải nhập liệu hai lần, giáo viên vẫn phải in báo cáo để ký tay, còn phụ huynh vẫn phải gọi điện hỏi vì không tra cứu được thông tin ở đâu. Chuyển đổi số đúng nghĩa là thay đổi cách một quy trình được thực hiện từ đầu đến cuối trên một nền dữ liệu thống nhất, để một thông tin chỉ cần nhập một lần và nhiều bộ phận cùng dùng được.

Với một trường học, phạm vi này thường gồm bốn mảng: cổng thông tin điện tử để công khai văn bản và thông báo, hệ thống quản lý học vụ để theo dõi hồ sơ và kết quả học tập, nền tảng dạy học trực tuyến cho các buổi học kết hợp hoặc học từ xa, và hệ thống thi — kiểm tra trực tuyến cho các kỳ khảo sát hoặc ôn luyện. Bốn mảng này không bắt buộc phải làm cùng lúc, nhưng cần được thiết kế để về sau có thể kết nối dữ liệu với nhau, thay vì mỗi mảng là một phần mềm độc lập không nói chuyện được với phần còn lại. Tech5S có bài viết riêng nêu rõ lý do các đơn vị, cơ quan nên làm website cổng thông tin điện tử, quý khách có thể tham khảo thêm.

Vì sao nhiều trường học đang quan tâm tới việc này ?

Ba áp lực thường gặp khiến chủ đề này được tìm kiếm nhiều hơn trước. Thứ nhất là yêu cầu số hóa hồ sơ và báo cáo lên cấp quản lý ngày càng nhiều, trong khi cách làm thủ công tốn thời gian tổng hợp. Thứ hai là kỳ vọng của phụ huynh đã thay đổi — họ quen tra cứu thông tin trực tuyến ở nhiều dịch vụ khác nên cũng mong muốn nhà trường có kênh tương tự, thay vì phải đến tận nơi hoặc chờ thông báo giấy. Thứ ba là nhu cầu dạy học kết hợp trực tuyến vẫn còn sau giai đoạn nhiều trường từng phải dạy từ xa, nên hạ tầng phần mềm cho việc này tiếp tục được duy trì và nâng cấp thay vì bỏ hẳn.

Đây là quan sát rút từ từ khóa người dùng tìm kiếm, không phải số liệu thống kê ở quy mô toàn ngành, nên bài không đưa tỷ lệ phần trăm cụ thể.

Bốn nhóm hạng mục công nghệ cốt lõi

Trước khi chọn nhà cung cấp hay lên ngân sách, nhà trường cần biết mình đang thiếu hạng mục nào trong bốn nhóm sau, vì mỗi nhóm giải quyết một nhu cầu khác nhau chứ không thay thế được cho nhau.

Một trường quy mô nhỏ có thể chỉ cần bắt đầu với cổng thông tin điện tử và hệ thống quản lý học vụ, để hai việc tốn nhiều công sức thủ công nhất được giải quyết trước. Tech5S đã phân tích chi tiết việc đầu tư xây dựng website cổng thông tin điện tử trường học sao cho tốt trong một bài viết riêng.

Lộ trình triển khai theo từng giai đoạn

Làm đồng loạt cả bốn hạng mục cùng lúc là cách dễ khiến dự án kéo dài và giáo viên quá tải vì phải học nhiều công cụ mới trong một thời gian ngắn. Cách làm này khá giống lộ trình 5 bước chuyển đổi số doanh nghiệp mà Tech5S đã trình bày, chỉ khác ở chỗ trường học cần thêm bước đào tạo kỹ hơn. Một lộ trình theo từng bước dưới đây thường hợp lý hơn.

Triển khai theo từng giai đoạn giúp giáo viên không bị quá tải.

1. Rà soát hiện trạng

Liệt kê những việc đang làm bằng giấy hoặc bằng Excel rời rạc, và ai đang phụ trách từng việc.

2. Chọn hạng mục ưu tiên

Chọn theo mức độ cấp thiết, thường là hạng mục đang gây mất nhiều thời gian nhất hoặc đang bị phụ huynh phản ánh nhiều nhất.

3. Chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình

Thực hiện trước khi đưa vào phần mềm — đưa một quy trình lộn xộn vào phần mềm chỉ khiến sự lộn xộn đó chạy nhanh hơn.

4. Triển khai thí điểm

Chạy thử ở một khối lớp hoặc một bộ phận trước khi mở rộng toàn trường, để phát hiện lỗi quy trình sớm.

5. Đào tạo người dùng

Đào tạo giáo viên và nhân viên văn phòng sử dụng, có người hỗ trợ trong ít nhất vài tuần đầu.

6. Vận hành thử và mở rộng

Thu thập phản hồi từ người dùng thực tế trong giai đoạn thí điểm rồi mới mở rộng sang hạng mục tiếp theo.

Ba điểm khác khi làm cho trường học so với doanh nghiệp

Nhiều đơn vị tư vấn phần mềm áp nguyên khung chuyển đổi số của doanh nghiệp vào trường học, nhưng có ba khác biệt đáng lưu ý. Thứ nhất, nghiệp vụ trường học chịu ràng buộc bởi quy định và biểu mẫu do ngành giáo dục ban hành, nên phần mềm cần khớp với biểu mẫu có sẵn thay vì tự đặt quy trình riêng như doanh nghiệp có thể làm. Thứ hai, người dùng cuối rất đa dạng — học sinh, phụ huynh, giáo viên nhiều độ tuổi và mức độ quen thuộc với công nghệ khác nhau — nên giao diện cần đơn giản hơn hẳn phần mềm nội bộ doanh nghiệp. Thứ ba, việc công khai thông tin là một phần bắt buộc trong nghiệp vụ trường học chứ không phải tính năng phụ thêm, vì phụ huynh và cơ quan quản lý đều cần tra cứu được.

Cần người theo dõi hệ thống để cổng thông tin luôn cập nhật.

Đây cũng là lý do cổng thông tin điện tử thường là hạng mục nên làm sớm ở trường học, trong khi ở doanh nghiệp thì hệ thống quản lý nội bộ thường được ưu tiên làm trước. Khối cơ quan nhà nước và đơn vị B2G cũng có đặc điểm gần giống trường học ở điểm này — Tech5S có bài viết riêng về việc xây dựng website cổng thông tin chính phủ để quý khách tham khảo thêm.

Vai trò của cổng thông tin điện tử trong chuyển đổi số trường học

Cổng thông tin điện tử đóng vai trò là điểm công khai chính thức của nhà trường: thông báo tuyển sinh, lịch nghỉ, kết quả các kỳ thi, văn bản chỉ đạo từ cấp trên đều cần một nơi để phụ huynh và học sinh tra cứu mà không phải hỏi qua nhiều kênh khác nhau. Nếu chưa có cổng thông tin, các thông báo này thường nằm rải rác trên nhóm mạng xã hội, bảng tin giấy hoặc tin nhắn riêng lẻ — cách nào cũng khó tra cứu lại khi cần. Khi đã có cổng thông tin điện tử, các hạng mục còn lại như hệ thống học vụ hay nền tảng dạy học trực tuyến có thể tích hợp đăng nhập chung, giúp phụ huynh chỉ cần một tài khoản để theo dõi nhiều thông tin của con em mình. Với khối tập đoàn và doanh nghiệp lớn, Tech5S cũng áp dụng cách làm tương tự khi thiết kế website cổng thông tin cho tập đoàn.

Phụ huynh, học sinh tra cứu thông báo trực tiếp trên cổng thông tin.

KHẢO SÁT KỸ TRƯỚC – TRIỂN KHAI TỪNG BƯỚC – ĐỒNG HÀNH DÀI HẠN

Sai lầm thường gặp khi chuyển đổi số trường học

• Mua phần mềm trước khi chuẩn hóa quy trình, dẫn tới việc phải tùy biến lại phần mềm nhiều lần vì quy trình thực tế không khớp với thiết kế ban đầu.
• Triển khai đồng loạt toàn bộ bốn hạng mục cùng lúc, khiến giáo viên và văn phòng quá tải trong việc học sử dụng công cụ mới.
• Bỏ qua giai đoạn đào tạo người dùng cuối, coi bàn giao phần mềm là xong việc, trong khi phần khó nhất thường nằm ở việc thay đổi thói quen làm việc.
• Không phân công rõ ai chịu trách nhiệm cập nhật nội dung sau khi hệ thống đã chạy, khiến cổng thông tin nhanh chóng trở thành trang tĩnh không còn tin tức mới.

Nhóm khách B2G và trường học có nhiều điểm chung về quy trình duyệt nội dung — quý khách có thể tham khảo thêm cách Tech5S triển khai hệ thống thi trực tuyến cho cơ quan, đoàn thể để hình dung rõ hơn về quy mô một dự án tương tự.

Rà soát phương án cùng đội ngũ triển khai giúp tránh sai lầm thường gặp.

Câu hỏi thường gặp

Trường học nên bắt đầu chuyển đổi số từ hạng mục nào ?

Thường nên bắt đầu từ hạng mục đang gây mất nhiều thời gian thủ công nhất hoặc đang bị phụ huynh phản ánh nhiều nhất — với phần lớn trường học, đó là cổng thông tin điện tử hoặc hệ thống quản lý học vụ.

Có bắt buộc phải làm toàn bộ bốn hạng mục cùng lúc không ?

Không. Làm theo từng giai đoạn, thí điểm ở một khối lớp hoặc một bộ phận trước, thường ít rủi ro hơn và dễ điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

Ai trong trường nên phụ trách cập nhật cổng thông tin sau khi triển khai ?

Nên có một người hoặc một bộ phận được phân công rõ ràng, thường là văn phòng nhà trường hoặc tổ công nghệ thông tin, thay vì để rải rác nhiều người cùng cập nhật mà không ai chịu trách nhiệm chính.

Chuyển đổi số trường học khác chuyển đổi số doanh nghiệp ở điểm nào ?

Khác ở ba điểm chính: ràng buộc bởi biểu mẫu ngành giáo dục, người dùng cuối đa dạng hơn nên giao diện cần đơn giản hơn, và việc công khai thông tin là nghiệp vụ bắt buộc chứ không phải tính năng phụ thêm.

Có cần thay đổi toàn bộ quy trình giấy tờ hiện tại ngay từ đầu không ?

Không cần thay đổi toàn bộ ngay. Nên giữ song song một thời gian trong giai đoạn thí điểm, đến khi hạng mục mới vận hành ổn định mới giảm dần phần làm bằng giấy.

Nếu quý khách đang cân nhắc áp dụng cho đơn vị mình, Tech5S nhận khảo sát hiện trạng và trao đổi phương án trước khi quý khách quyết định. Đặt lịch qua form tại đây hoặc Zalo tư vấn 0972.970.148.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
       kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he