Phần mềm LMS cho doanh nghiệp: mua nền tảng có sẵn hay đặt xây riêng

Khi doanh nghiệp quyết định đưa đào tạo nội bộ lên trực tuyến, câu hỏi đầu tiên thường là chọn phần mềm nào. Nhưng câu hỏi đúng hơn nằm trước đó một bước: nên thuê một nền tảng có sẵn hay đặt xây một hệ thống riêng. Bài viết dưới đây Tech5S bóc tách hai hướng đó theo sáu tiêu chí, kèm những khoản chi phí nằm ngoài bảng so sánh tính năng.

Phần mềm LMS là gì và đơn vị của tôi đã cần tới nó chưa ?

Thuê nền tảng có sẵn hay đặt xây riêng thì hợp hơn ?

Ngoài tiền phần mềm, còn khoản nào phải tính vào ngân sách ?

Đó là ba câu hỏi Tech5S thường nhận được từ các đơn vị chuẩn bị số hóa công tác đào tạo.

1. Phần mềm LMS là gì và doanh nghiệp cần tới nó khi nào ?

LMS là cách gọi tắt của hệ thống quản lý đào tạo — phần mềm dùng để tổ chức khóa học, giao bài, theo dõi tiến độ và đo kết quả học. Điểm khác giữa một phần mềm LMS và một thư mục chứa video bài giảng nằm ở chữ quản lý: hệ thống phải biết ai đã học tới đâu, ai chưa hoàn thành, ai thi đạt, và xuất được báo cáo cho người phụ trách.

Cách so sánh Tech5S hay dùng là hình dung một lớp học thật: video bài giảng là tập tài liệu phát cho học viên, còn LMS là sổ điểm danh, sổ điểm và người giám thị gộp lại.

Trong doanh nghiệp, nhu cầu này xuất hiện khi việc đào tạo vượt quá sức của bảng tính. Đào tạo nhập môn cho vài người thì gửi tài liệu qua thư điện tử là đủ. Nhưng khi phải đào tạo định kỳ cho nhiều bộ phận, có nội dung bắt buộc theo quy định ngành, có kỳ kiểm tra và cần lưu hồ sơ chứng minh nhân sự đã học, thì việc theo dõi thủ công tốn nhiều công hơn chính việc đào tạo. Đây là ranh giới quen thuộc trong các dự án thiết kế website dạy học trực tuyến mà Tech5S triển khai.

Người học tham gia một buổi học trực tuyến. Phần người học nhìn thấy chỉ là một nửa; nửa còn lại là quản lý tiến độ và kết quả.

2. Mua sẵn hay đặt xây riêng thực ra là ba lựa chọn, không phải hai

Cách đặt vấn đề quen thuộc là chọn giữa hai hướng, nhưng thực tế có ba. Hướng thứ nhất là thuê nền tảng đào tạo trực tuyến theo thuê bao: đăng ký tài khoản, tải nội dung lên, dùng ngay. Hướng thứ hai là lấy một bộ mã nguồn mở, tự cài lên máy chủ của mình rồi tùy biến thêm. Hướng thứ ba là đặt xây một hệ thống theo đúng quy trình đào tạo của đơn vị.

Ba hướng này không xếp theo thứ tự từ kém tới tốt, mà đánh đổi khác nhau: hướng thứ nhất nhanh nhất nhưng phụ thuộc nhà cung cấp; hướng thứ hai rẻ ở bản quyền nhưng đẩy gánh nặng vận hành và bảo mật về phía đơn vị; hướng thứ ba tốn công giai đoạn đầu nhưng khớp quy trình có sẵn và giữ được quyền kiểm soát dữ liệu.

Nhầm lẫn hay gặp là so sánh hướng một với hướng ba bằng đúng một tiêu chí — thường là thời gian hoặc chi phí năm đầu — rồi kết luận cho cả vòng đời sử dụng. Cách nhìn đúng hơn là đặt cả ba hướng cạnh nhau trên nhiều tiêu chí, giống cách bài website đào tạo doanh nghiệp mô tả các nhóm chức năng cần có.

Hình minh hoạ một hệ thống e-learning. Bài giảng, người học và thiết bị truy cập luôn có, dù chọn hướng triển khai nào.

3. Bốn câu hỏi phải trả lời trước khi so sánh bất kỳ giải pháp nào

Trước khi mở bảng so sánh tính năng, có bốn câu hỏi quyết định phần lớn kết quả. Trả lời xong thì danh sách ứng viên tự rút ngắn.

1. Quy trình đào tạo của đơn vị có gì khác thường không

Ví dụ phải phê duyệt nhiều cấp, gắn với chu kỳ đánh giá nhân sự, hoặc xuất hồ sơ theo mẫu của cơ quan quản lý. Quy trình càng lệch khỏi khuôn mẫu chung thì khả năng tùy biến càng quan trọng.

2. Dữ liệu người học được phép đặt ở đâu

Kết quả học, kết quả thi và hồ sơ chứng nhận là dữ liệu cá nhân. Một số đơn vị có ràng buộc về nơi lưu trữ, và ràng buộc đó loại bỏ luôn một phần phương án ngay từ vòng đầu.

3. Hệ thống có phải nối với phần mềm nào đang chạy không

Hệ thống nhân sự, đăng nhập tập trung, cổng thông tin nội bộ. Mỗi điểm nối là một phần việc lập trình và kiểm thử riêng, không phải một mục tích trong bảng tính năng.

4. Quy mô người học trong hai tới ba năm tới là bao nhiêu

Đặc biệt là thời điểm cao nhất có bao nhiêu người cùng vào học hoặc cùng thi. Câu hỏi này hay bị bỏ qua, nhưng nó quyết định hạ tầng: một kỳ thi của vài nghìn người khác hẳn vài trăm người học rải rác. Phần chọn máy chủ và dung lượng được nói kỹ hơn trong bài chọn hosting phù hợp cho website doanh nghiệp.

Hình minh hoạ việc đưa hoạt động của tổ chức lên môi trường số. Bước đầu vẫn là khảo sát xem đơn vị cần gì.

4. Ba hướng triển khai nhìn trên sáu tiêu chí

Bảng dưới đây đặt ba hướng cạnh nhau. Không cột nào thắng toàn bộ — mỗi cột mạnh ở nhóm tiêu chí riêng.

Cách dùng bảng: chấm mức cao hay thấp cho từng tiêu chí theo tình hình đơn vị mình, rồi xem cột nào hợp nhất.

Đang cân nhắc cho đơn vị mình? Mô tả yêu cầu tại trang Liên hệ để đội dự án Tech5S trao đổi cụ thể.

5. Nền tảng có sẵn hợp với ai, đặt xây riêng hợp với ai ?

Nền tảng có sẵn phát huy tốt khi nhu cầu đào tạo nằm trong khuôn mẫu chung: khóa học tuần tự, video kèm tài liệu, một bài kiểm tra cuối khóa, báo cáo tiến độ cơ bản. Đơn vị mới đưa đào tạo lên trực tuyến và chưa chắc mô hình nào hợp thì nên bắt đầu ở đây, vì thời gian tới lúc có người học thật rất ngắn.

Giới hạn xuất hiện khi quy trình của đơn vị lệch khỏi khuôn mẫu. Muốn thêm một bước phê duyệt, đổi cách tính điểm, hay xuất báo cáo theo mẫu riêng — những việc đó phụ thuộc nhà cung cấp có mở hay không. Ràng buộc thứ hai là dữ liệu: cần xác định rõ dữ liệu người học đặt ở đâu và lấy ra được ở định dạng nào, trước khi ký chứ không phải sau khi đã dùng hai năm.

Đặt xây riêng đáng cân nhắc khi có ít nhất một trong ba điều kiện: quy trình đào tạo gắn chặt với nghiệp vụ riêng và không uốn theo khuôn mẫu chung được; yêu cầu về nơi lưu trữ buộc hệ thống phải chạy trên hạ tầng của đơn vị; hoặc cần nối sâu với các hệ thống đang chạy. Còn một yếu tố ít được nói tới là số người dùng và thời gian sử dụng dự kiến: chi phí thuê bao tăng theo số người và kéo dài theo thời gian, còn chi phí đặt xây tập trung ở giai đoạn đầu rồi chuyển sang bảo trì. Với quy mô đủ lớn và thời gian đủ dài, hai đường chi phí này cắt nhau — nhưng điểm cắt nằm ở đâu thì phải tính trên số thật của đơn vị mình. Các nhóm chức năng nền của một hệ thống như vậy được liệt kê trong bài phần mềm e-learning.

6. Những chi phí không nằm trong bảng so sánh tính năng

Dù chọn hướng nào, có một nhóm chi phí không xuất hiện trong bảng so sánh mà lại chiếm phần đáng kể trong ngân sách thật.

• Sản xuất nội dung là khoản lớn nhất: quay video, biên tập, soạn ngân hàng câu hỏi. Hệ thống chỉ là cái giá đỡ; không có nội dung thì giá đỡ để trống.
• Chuyển dữ liệu cũ: danh sách nhân sự, lịch sử đào tạo, chứng chỉ đã cấp. Làm cẩn thận thì lịch sử được giữ, làm ẩu thì tổ chức bắt đầu lại từ đầu.
• Đào tạo người quản trị: bỏ qua khoản này thì hệ thống bị dùng ở mức tối thiểu, phần lớn chức năng đã trả tiền không được đụng tới.
• Vận hành: máy chủ, sao lưu, cập nhật bảo mật, xử lý sự cố khi có kỳ thi tập trung. Khoản này nhỏ theo tháng nhưng không bao giờ dừng.

Một điểm nữa nên đặt ra ngay từ vòng đầu: nếu ba năm nữa đơn vị muốn đổi hệ thống thì lấy dữ liệu ra bằng cách nào. Nên yêu cầu nhà cung cấp mô tả rõ cách xuất dữ liệu rồi ghi vào hợp đồng, và ưu tiên các chuẩn trao đổi nội dung đào tạo phổ biến để gói bài giảng không bị khóa vào một hệ thống.

Rà soát số liệu trước khi chốt ngân sách. Phần lớn khoản phát sinh nằm ngoài bảng tính năng.

7. Quy trình sáu bước chọn và triển khai

1. Khảo sát nhu cầu đào tạo thật. Liệt kê các chương trình đang chạy, số người học mỗi đợt, nội dung bắt buộc theo quy định, và những việc đang làm thủ công. Tham chiếu hướng dẫn xây dựng hệ thống đào tạo doanh nghiệp.
2. Trả lời bốn câu hỏi ở mục 3 rồi chấm sáu tiêu chí ở mục 4. Ghi thành văn bản để cả nhóm cùng nhìn vào một bản, thay vì mỗi người giữ một ấn tượng riêng.
3. Chạy thử một chương trình nhỏ. Chọn một khóa có thật, một nhóm người học có thật, chạy trọn vòng từ ghi danh tới báo cáo. Đây là bước tiết kiệm nhiều nhất và hay bị bỏ qua nhất.
4. Chốt hướng đi và yêu cầu kỹ thuật. Ghi rõ cách xuất dữ liệu, chuẩn nội dung, yêu cầu nối hệ thống và mức tải cao nhất cần chịu.
5. Triển khai theo giai đoạn. Bắt đầu bằng nhóm chức năng cốt lõi là ghi danh, bài giảng, kiểm tra và báo cáo; mở rộng sau khi đã có người dùng thật.
6. Đo và điều chỉnh. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành khóa, chỗ người học bỏ dở, thời gian xử lý của người quản trị. Những số này nói hệ thống đang được dùng hay chỉ đang tồn tại.

Với đơn vị còn phân vân, có một lối đi hay bị bỏ quên: bắt đầu bằng nền tảng có sẵn cho một nhóm nhỏ để kiểm chứng nhu cầu thật, rồi mới quyết định đầu tư hệ thống riêng. Cách này chia một quyết định lớn thành hai quyết định nhỏ hơn, và quyết định thứ hai được đưa ra khi đã có số liệu.

8. Sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm LMS

• Chọn hệ thống trước khi biết mình cần dạy gì. Danh sách tính năng luôn hấp dẫn khi chưa có nội dung thật để đối chiếu. Dựng thử một khóa rồi mới chọn thì rẻ hơn nhiều.
• So sánh chi phí chỉ ở năm đầu. Thuê bao nhẹ ở năm đầu và tăng dần theo số người; đặt xây nặng ở giai đoạn đầu rồi chuyển sang bảo trì. Gói gọn trong mười hai tháng thì luôn ra cùng một kết luận, và kết luận đó có thể sai cho cả vòng đời.
• Bỏ quên chi phí sản xuất nội dung. Đây thường là khoản lớn nhất trong ngân sách, và nó không đổi dù chọn hướng nào.
• Không hỏi cách lấy dữ liệu ra. Câu hỏi này rẻ khi hỏi trước lúc ký và đắt khi hỏi lúc muốn đổi hệ thống.
• Không kiểm thử tải cho kỳ thi tập trung. Hệ thống chạy mượt với vài chục người học rải rác vẫn có thể nghẽn khi vài nghìn người cùng vào thi một giờ. Phải thử đúng kịch bản đông nhất.
• Giao hệ thống cho bộ phận kỹ thuật rồi coi như xong. Người quyết định hệ thống có được dùng hay không là bộ phận đào tạo và người quản trị nội dung, nên họ phải có mặt từ khâu chọn.

9. Câu hỏi thường gặp về phần mềm LMS

Doanh nghiệp bao nhiêu người thì nên nghĩ tới LMS ?

Số người không phải thước đo chính — tần suất và tính bắt buộc của việc đào tạo mới là. Một đơn vị vài chục người phải đào tạo định kỳ theo quy định ngành và lưu hồ sơ chứng minh sẽ cần hệ thống sớm hơn một đơn vị vài trăm người chỉ đào tạo nhập môn mỗi năm một lần.

Mã nguồn mở miễn phí có phải là hướng rẻ nhất không ?

Rẻ ở khâu bản quyền, nhưng chi phí chuyển sang chỗ khác: máy chủ, cài đặt, tùy biến, cập nhật bảo mật, xử lý sự cố. Hướng này hợp khi đơn vị đã có đội kỹ thuật vận hành được hệ thống nội bộ; không có đội đó thì phần việc này vẫn phải thuê ngoài.

Đặt xây riêng thì mất bao lâu mới dùng được ?

Phụ thuộc phạm vi. Một hệ thống có nhóm chức năng cốt lõi gồm ghi danh, bài giảng, kiểm tra và báo cáo sẽ ngắn hơn hẳn một hệ thống phải nối với nhân sự và thi tập trung quy mô lớn. Cách rút ngắn là triển khai theo giai đoạn. Tech5S khảo sát nghiệp vụ trước rồi mới đưa mốc thời gian cho từng dự án.

Hệ thống LMS có tổ chức thi và chấm điểm tự động được không ?

Được với các dạng câu hỏi có đáp án xác định như trắc nghiệm, đúng sai, ghép đôi, điền khuyết. Dạng tự luận vẫn cần người chấm. Nếu nhu cầu chính là thi chứ không phải học, nên xem hướng hệ thống thi chuyên dụng, ví dụ cách tổ chức cuộc thi trực tuyến cho cơ quan, đoàn thể đặt vấn đề.

Dữ liệu người học đặt ở đâu và ai chịu trách nhiệm ?

Nếu thuê nền tảng, dữ liệu nằm trên hạ tầng nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng quyết định quyền của mỗi bên — cần đọc kỹ phần xuất dữ liệu và phần chấm dứt dịch vụ. Nếu tự cài hoặc đặt xây, dữ liệu nằm trên hạ tầng của đơn vị. Trong cả hai trường hợp, đơn vị sử dụng vẫn có nghĩa vụ với người học về việc thu thập và dùng thông tin cá nhân, nên chính sách dữ liệu phải được viết ra rõ ràng.

Buổi trình bày phương án trước khi triển khai. Bộ phận đào tạo có mặt từ khâu chọn quyết định hệ thống có được dùng hay không.

KHẢO SÁT TRƯỚC – CHỌN HƯỚNG SAU – ĐỒNG HÀNH DÀI HẠN

Nếu quý khách đang cân nhắc áp dụng cho đơn vị mình, Tech5S nhận khảo sát hiện trạng và trao đổi phương án trước khi quý khách quyết định. Đặt lịch qua form đăng ký tư vấn hoặc Zalo tư vấn 0972.970.148.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
       kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he