Thiết kế website trường mầm non cần những gì

Thiết kế website trường mầm non cần bắt đầu từ người đọc chính là phụ huynh, không phải học sinh: website phải trả lời nhanh con được ăn gì, học gì, ai chăm sóc và đăng ký vào học bằng cách nào. Bên cạnh đó là một quy chế riêng cho ảnh của trẻ và dữ liệu cá nhân, cùng trang quản trị đủ đơn giản để giáo viên tự cập nhật. Bài viết dưới đây Tech5S trình bày nhóm nội dung phụ huynh tìm đầu tiên, tính năng nên có, điểm khác nhau giữa các loại trường và quy trình sáu bước triển khai.

Website trường mầm non cần những mục nội dung nào để phụ huynh dùng được ngay ?

Có nên đăng ảnh các con lên website của trường không ?

Giáo viên không rành công nghệ có tự cập nhật website được không ?

Đó là ba câu hỏi ban giám hiệu và chủ trường mầm non thường đặt ra khi bắt đầu tính tới việc làm website. Nội dung dưới đây trả lời lần lượt từng câu, theo đúng thứ tự một nhà trường nên cân nhắc trước khi bắt tay vào thiết kế.

1. Website trường mầm non phục vụ ai ?

Khác với website trường phổ thông hay đại học, người đọc chính của website trường mầm non không phải là học sinh mà là phụ huynh. Mọi nội dung vì thế phải trả lời câu hỏi của bố mẹ, ông bà: con được ăn gì, học gì, ai chăm sóc, và đăng ký cho con vào học bằng cách nào.

Phụ huynh cũng thường xem website bằng điện thoại, trong lúc đưa đón con hoặc giờ nghỉ trưa. Website dùng được là website giúp phụ huynh tìm ra thông tin trong vài lần chạm, chữ đủ lớn để đọc, và có sẵn cách liên hệ nhanh với nhà trường. Giao diện nhiều màu sắc là cần, nhưng không nên đánh đổi sự rõ ràng.

Có thể hình dung website của trường giống bảng tin đặt ở cổng trường, chỉ khác là phụ huynh mở xem được ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Bảng tin tốt là bảng tin luôn có thông báo mới, đặt ở chỗ dễ nhìn và ai đọc cũng hiểu. Vì vậy, thiết kế website trường mầm non nên đi từ câu hỏi "phụ huynh cần biết gì" trước, rồi mới tới màu sắc và hiệu ứng. Lý do vì sao mỗi trường nên có website riêng được Tech5S trình bày thêm trong bài xây dựng website trường học chuyên nghiệp có thực sự cần thiết.

Phần lớn thời gian phụ huynh mở website của trường là để tìm một thông tin cụ thể, nên mỗi mục cần tìm thấy được chỉ sau vài lần chạm.

2. Nội dung phụ huynh tìm đầu tiên trên website trường mầm non

Bảng dưới liệt kê bảy nhóm nội dung mà phụ huynh thường tìm, kèm nhịp cập nhật gợi ý. Nhà trường có thể dùng bảng này làm danh sách mục khi làm việc với đơn vị thiết kế.

Hai nhóm được phụ huynh xem lại thường xuyên là thực đơn và thông báo. Đây cũng là hai nhóm dễ bị bỏ quên nếu người phụ trách phải qua nhiều bước mới cập nhật được. Khi thiết kế, nên đặt hai mục này ở vị trí dễ thấy trên trang chủ và cho phép cập nhật nhanh từ trang quản trị, ví dụ thực đơn nhập theo mẫu bảy ngày có sẵn thay vì soạn lại từ đầu mỗi tuần.

Các nhóm còn lại thay đổi chậm hơn nhưng lại quyết định ấn tượng đầu tiên của phụ huynh mới. Ảnh cơ sở vật chất rõ nét, lịch sinh hoạt một ngày trình bày theo khung giờ, và trang tuyển sinh ghi đủ độ tuổi nhận trẻ, hồ sơ cần chuẩn bị là ba thứ giúp phụ huynh quyết định có tới tham quan trường hay không. Một số mẫu giao diện cho khối giáo dục có thể tham khảo trong bài thiết kế website giáo dục, trường học thu hút, ấn tượng.

Cùng một nội dung cần hiển thị gọn gàng trên cả máy tính lẫn điện thoại, vì phụ huynh thường mở thực đơn và thông báo ngay trên đường đưa đón con.

3. Tính năng nên có ngay và tính năng làm sau

Không phải trường nào cũng cần mọi tính năng ngay từ ngày đầu. Khi lên phạm vi thiết kế website trường mầm non, chia tính năng thành hai nhóm giúp nhà trường chốt phạm vi rõ ràng, đồng thời giữ cho phần nền được dựng đúng để bổ sung về sau mà không phải làm lại.

1. Nhóm tính năng nền

Tính năng nền gồm: hiển thị tốt trên điện thoại; form đăng ký tuyển sinh trực tuyến gửi về đúng người phụ trách; trang thông báo có ngày đăng rõ ràng; album ảnh hoạt động chia theo lớp hoặc theo sự kiện; bản đồ cùng nút gọi điện, nút nhắn tin. Trang quản trị cần đủ đơn giản để giáo viên hoặc nhân viên văn phòng tự đăng tin, cập nhật thực đơn mà không phải nhờ kỹ thuật.

Album hoạt động là mục phụ huynh mở xem nhiều, nên cần chia theo lớp hoặc theo sự kiện và có người duyệt trước khi ảnh lên trang công khai.

2. Nhóm tính năng bổ sung khi có nhu cầu

Các tính năng có thể bổ sung khi nhà trường có nhu cầu: khu vực riêng cho phụ huynh đăng nhập để xem ảnh và nhận xét của lớp con mình, lịch sự kiện theo tháng, kết nối với phần mềm quản lý trường học đang dùng, hoặc nhiều ngôn ngữ cho trường có chương trình song ngữ.

Xác định trước nhóm nào làm ngay, nhóm nào làm sau giúp phần nền được dựng đúng từ đầu. Ví dụ, nếu biết trước sẽ có khu vực phụ huynh, cấu trúc tài khoản và phân quyền được tính sẵn ngay khi dựng album ảnh. Khi website là một phần trong kế hoạch số hoá rộng hơn của nhà trường, có thể xem thêm bài chuyển đổi số trường học gồm những gì và lộ trình triển khai.

4. Ảnh của trẻ và thông tin cá nhân: nguyên tắc riêng

Ảnh các con là nội dung phụ huynh hay mở xem, nhưng cũng là nội dung cần cẩn trọng hơn cả. Nhà trường nên có sự đồng ý của phụ huynh trước khi đăng ảnh trẻ lên website, và không để họ tên đầy đủ, ngày sinh hay địa chỉ của trẻ đi kèm ảnh công khai. Với ảnh sinh hoạt hằng ngày của từng lớp, cách an toàn hơn là đặt trong khu vực chỉ phụ huynh của lớp đó đăng nhập mới xem được.

Về kỹ thuật, website nên phân quyền rõ: giáo viên chỉ đăng được vào lớp mình, người quản trị duyệt trước khi ảnh lên trang công khai, và dữ liệu đăng ký tuyển sinh chỉ người được giao mới xem được. Website cũng nên chạy https và sao lưu định kỳ.

Nhà trường nên đối chiếu với quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân và hướng dẫn của cơ quan quản lý giáo dục để đặt quy chế đăng ảnh phù hợp. Quy chế này nên được viết thành văn bản ngắn, phổ biến cho giáo viên và gửi kèm hồ sơ nhập học để phụ huynh nắm từ đầu.

5. Trường công lập, tư thục và chuỗi mầm non cần khác nhau thế nào ?

Cùng là website trường mầm non, nhưng mục tiêu của từng loại trường khác nhau nên cách sắp xếp nội dung cũng khác.

1. Trường mầm non công lập

Trường công lập thường cần website như một kênh thông tin chính thức: có mục công khai các nội dung theo quy định của ngành giáo dục, mục văn bản và thông báo của nhà trường, cùng liên kết tới trang của phòng giáo dục quản lý. Với nhóm trường này, sự trang trọng, rõ ràng và dễ tra cứu quan trọng hơn hiệu ứng. Cách tiếp cận gần với một cổng thông tin thu nhỏ, như Tech5S phân tích trong bài lý do các đơn vị, cơ quan nên làm website cổng thông tin điện tử.

2. Trường mầm non tư thục

Trường tư thục đặt trọng tâm vào tuyển sinh: giới thiệu phương pháp giáo dục, cơ sở vật chất, đội ngũ, đi kèm form đăng ký tham quan và tư vấn. Trang tuyển sinh và form đăng ký là nơi cần chăm chút kỹ nhất, vì đó là điểm phụ huynh chuyển từ tìm hiểu sang liên hệ.

3. Chuỗi mầm non nhiều cơ sở

Với chuỗi mầm non có nhiều cơ sở, bài toán là quản trị tập trung: một website chung, mỗi cơ sở có trang riêng với địa chỉ, lịch tham quan, người liên hệ, và phân quyền để từng cơ sở tự cập nhật tin của mình mà không ảnh hưởng tới cơ sở khác. Cách tổ chức nhiều cấp này có nét giống website của các trường lớn, được trình bày trong bài thiết kế website trường đại học cần những gì.

Đang cân nhắc cho đơn vị mình? Mô tả yêu cầu tại trang Liên hệ để đội dự án Tech5S trao đổi cụ thể.

6. Quy trình sáu bước thiết kế website trường mầm non

1. Xác định mục tiêu chính: kênh thông tin chính thức, kênh tuyển sinh, hay kênh kết nối phụ huynh hằng ngày.
2. Chốt danh sách mục nội dung dựa trên bảng ở mục 2, bổ sung mục riêng nếu trường có chương trình đặc thù.
3. Chốt quy chế ảnh và dữ liệu: ảnh nào được công khai, ảnh nào chỉ trong khu vực phụ huynh, ai là người duyệt.
4. Chuẩn bị nội dung ban đầu: bài giới thiệu, ảnh cơ sở vật chất, thực đơn mẫu, thông tin tuyển sinh.
5. Thiết kế và dựng website: duyệt giao diện trên cả máy tính và điện thoại, kiểm tra form đăng ký gửi về đúng người.
6. Bàn giao và tập huấn: giáo viên và nhân viên văn phòng tự đăng được một tin, cập nhật được thực đơn trước khi nghiệm thu.

Bước 3 hay bị bỏ qua nhưng lại quyết định cách thiết kế khu vực ảnh và phân quyền, nên cần làm trước khi dựng. Bước 6 cũng quan trọng không kém: tiêu chí nghiệm thu nên là "người của trường tự làm được", chứ không chỉ là "website đã chạy". Các bước dựng giao diện, tên miền và hosting đi theo quy trình chung của dịch vụ thiết kế website trọn gói cho doanh nghiệp và tổ chức.

Buổi tập huấn khi bàn giao nên để chính giáo viên thao tác đăng tin và sửa thực đơn, thay vì chỉ xem người hướng dẫn trình chiếu.

7. Sai lầm thường gặp khi làm website trường mầm non

• Đăng ảnh trẻ công khai kèm họ tên đầy đủ mà chưa hỏi ý kiến phụ huynh.
• Thực đơn và thông báo không được cập nhật, khiến phụ huynh thôi vào website và chuyển hẳn sang hỏi qua nhóm nhắn tin.
• Giao diện quá nhiều hiệu ứng, chữ nhỏ, khó đọc trên điện thoại.
• Form đăng ký tuyển sinh gửi về hộp thư không ai theo dõi, bỏ lỡ phụ huynh đang quan tâm.
• Tên miền và tài khoản quản trị đứng tên cá nhân người làm hộ, tới khi người đó chuyển công tác thì nhà trường không tự quản lý được website.

Năm sai lầm trên có chung một gốc: website được coi là việc làm một lần rồi thôi, thay vì một kênh cần người phụ trách và quy chế rõ ràng. Chốt người cập nhật, người duyệt và người giữ tài khoản ngay từ bước 1 thì phần lớn các sai lầm này không xảy ra.

TƯ VẤN TRƯỚC – BÁO GIÁ SAU – ĐỒNG HÀNH DÀI HẠN

8. Câu hỏi thường gặp

Trường mầm non đã có nhóm nhắn tin với phụ huynh thì có cần website không ?

Nên có. Nhóm nhắn tin hợp để trao đổi hằng ngày, còn website là nơi lưu thông tin chính thức cho phụ huynh mới tìm hiểu trường và giúp trường xuất hiện khi phụ huynh tìm kiếm.

Có nên đăng ảnh các con lên website không ?

Có thể, nếu có sự đồng ý của phụ huynh và có quy chế rõ ràng. Ảnh hoạt động chung của trường có thể đăng công khai; ảnh sinh hoạt của từng lớp nên đặt trong khu vực phụ huynh đăng nhập.

Giáo viên không rành công nghệ có tự cập nhật website được không ?

Được, nếu trang quản trị đơn giản và có buổi hướng dẫn khi bàn giao. Đăng tin, thêm ảnh, sửa thực đơn nên làm được trong vài bước.

Website trường mầm non có cần chuẩn SEO không ?

Cần. Phụ huynh thường gõ "trường mầm non" kèm tên phường hoặc khu vực; website có tiêu đề, mô tả và địa chỉ rõ ràng sẽ dễ được tìm thấy hơn.

Chi phí làm website trường mầm non phụ thuộc vào đâu ?

Chủ yếu vào số mục nội dung, có khu vực phụ huynh đăng nhập hay không, số cơ sở cần quản lý và mức độ tùy biến giao diện. Nhà trường có thể gửi yêu cầu qua trang liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp.

Tóm lại, thiết kế website trường mầm non nên bắt đầu từ những gì phụ huynh cần biết, đặt thực đơn và thông báo ở chỗ dễ thấy, chốt quy chế ảnh của trẻ trước khi dựng, và bàn giao sao cho giáo viên tự cập nhật được. Tech5S đã triển khai hơn 100 hệ thống trường học, e-learning và thi trực tuyến, và cách đi từ khảo sát, chốt phạm vi rồi mới thiết kế thường giúp nhà trường có website dùng được ngay mà không phải làm lại về sau.

Nếu quý khách đang cân nhắc áp dụng cho đơn vị mình, Tech5S nhận khảo sát hiện trạng và trao đổi phương án trước khi quý khách quyết định. Đặt lịch qua form tại đây hoặc Zalo tư vấn 0972.970.148.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TECH5S

VP Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Intracom 2, số 33 Cầu Diễn, P. Xuân Phương, Hà Nội
Chi nhánh: TP.HCM · Thái Nguyên · Hải Phòng · Thanh Hóa

Hotline CSKH: 096.494.9988
Tư vấn thiết kế: 0972.970.148 — Zalo: zalo.me/0972970148
Phòng dự án: 0964.949.988 — Zalo: zalo.me/0964949988

Email: cskh.tech5s@gmail.com (chăm sóc khách hàng)
       kythuat.tech5s@gmail.com (kỹ thuật)

Website: tech5s.com.vn
Đăng ký tư vấn: tech5s.com.vn/lien-he